Prilikom sastavljanja naloga za osoblje potrebno je obratiti veliku pažnju na njihov pravni značaj. Da bi bile pravno obvezujuće, moraju sadržavati brojne potrebne detalje, uključujući indeks registracije ili, drugim riječima, broj dokumenta. Pravila za registraciju naloga utvrđena su lokalnim dokumentom ustanove, ali postoje i opća pravila.
Upute
Korak 1
Redni broj naloga za osoblje ujedno je i njegov matični broj (indeks). Numeracija svih naloga (naloga) za osoblje trebala bi se voditi tijekom uredske godine odvojeno za svaku skupinu administrativnih dokumenata u posebnim obrascima za registraciju.
Poslovna godina obično se podudara s kalendarskom godinom (1. siječnja - 31. prosinca). No postoje iznimke, na primjer, institucije kulture, obrazovanja itd., U kojima uredska godina započinje 1. rujna.
Korak 2
Za početak podijelite sve narudžbe u zasebne skupine. Podijelite papire prema njihovom roku trajanja na dokumente dugotrajnog skladištenja i dokumente kratkotrajnog skladištenja.
U velikim organizacijama s velikim brojem zaposlenika, radi praktičnosti, odaberite nekoliko grupa na homogenu temu unutar niza narudžbi s istim razdobljem skladištenja.
Na primjer, dokumenti za dugoročno čuvanje mogu se podijeliti u skupine: nalozi za prijem, nalozi za otkaz, nalozi za prijenos. A papiri za kratkotrajno skladištenje mogu se podijeliti u serije: nalozi za godišnji odmor, nalozi za službena putovanja.
U organizacijama s vrlo velikim brojem osoblja ponekad je potrebno razviti slovne oznake naloga za svaku kategoriju osoblja.
3. korak
Nadalje, registrirajte svaku od ovih grupa naredbi za osoblje u posebnim obrascima. Kao obrazac za registraciju možete koristiti dnevnik, registracijske i kontrolne kartice ili sustav elektroničkog upravljanja dokumentima. Svaki od ovih oblika ima prednosti i nedostatke.
Karte za registraciju i kontrolu i elektronički ormari, koji se obično dupliciraju, prikladniji su za organiziranje i pretraživanje. Dnevnici pružaju veću informacijsku sigurnost.
Obrasci za registraciju nemaju stroge standarde, ali obično sadrže sljedeće podatke:
- Datum;
- serijski broj naloga;
- tko je potpisao (položaj, prezime);
- sažetak naloga;
- baza;
- izvođač.
4. korak
Sada, za numeriranje naloga po okviru, samo trebate pogledati u odgovarajući dnevnik i dokumentu dodijeliti sljedeći indeks.
