Telefonski razgovori dugo su bili dio poslovnog života. Uz njihovu pomoć donose se odluke, primaju i izvještavaju o zadacima, dogovaraju se sastanci i otkazivanja. Nepoznavanje pravila ponašanja telefonskih razgovora može dovesti do sloma mnogih sporazuma i nepovjerenja partnera i klijenata.
Upute
Korak 1
Poradite na svom glasu. Ako je moguće, snimite razgovor s jednim od poslovnih partnera na diktafon i slušajte. Ocijenite ton glasa, brzinu govora, intonaciju i energiju. Da bi glas zvučao ugodnije, disanje treba biti ujednačeno, držanje tijela slobodno. Nasmiješite se dok razgovarate - ovaj trik pomoći će vam da vaš glas učinite toplijim i ugodnijim. Pokušajte se riješiti parazitskih riječi ako ih koristite.
Korak 2
Pripremite se za sve odlazne pozive. Formulirajte ciljeve razgovora, ključne fraze koje ćete koristiti. Neka bilježnica i olovka budu spremne za bilježenje dok razgovarate. Kad vam odgovore, ne zaboravite se pozdraviti, predstaviti se i imenovati tvrtku koju zastupate. Napravite kratke stanke kako bi vam sugovornik mogao odgovoriti i sjetiti se ili zapisati vaše ime. Pitajte može li vaš pretplatnik odgovoriti na vaša pitanja. Ako je odgovor pozitivan, navedite svrhu vašeg poziva.
3. korak
Kad odgovarate na dolazni poziv, nemojte tjerati sugovornika da čeka više od 3-4 zvona. Svakako se pozdravite i predstavite. Kada razgovarate telefonom, odvojite se od svih ostalih aktivnosti i razgovora. Ako vam treba vremena da odgovorite na pitanja druge osobe, zapišite kontakte i ponudite mu da ga nazovete kad budete spremni. Ako trebate preusmjeriti poziv, jasno navedite suštinu pitanja svom kolegi kako ga pozivatelj ne bi morao ponavljati. Na kraju razgovora zahvalite drugoj osobi što vas je kontaktirala.
4. korak
Pravila telefonske etikete kažu da pretplatnik koji je nazvao prvi spusti slušalicu i počne se opraštati. Također se javlja u slučaju prekida komunikacije. Kada planirate telefonski razgovor, uzmite u obzir vrijeme: sat na početku i sat na kraju radnog dana, kada pretplatnik može imati hitnih pitanja, smatraju se neuspješnima, kao i stanka za ručak.
