Tajnik u uredu također vrši dispečerske funkcije. Preko njega se ostvaruju primarni kontakti i službene telefonske komunikacije. Prvi dojam o vašoj tvrtki koji osoba koja vas kontaktira ovisi o tome koliko tajnica kompetentno i profesionalno komunicira telefonom. Stoga, kako bi odgovarala na pozive, tajnica mora znati poslovni bonton.
Upute
Korak 1
Uvijek kontrolirajte svoje emocije i raspoloženje. Bez obzira koliko ste zabavni ili tužni, dižete slušalicu, morate biti diskretni i poslovni. Vaš bi ton trebao biti ujednačen, smiren i dobroćudan. Ako se žurite s prilazom i ostajete bez daha, duboko udahnite i izdahnite prije izricanja pozdrava kako bi vam se disanje normaliziralo.
Korak 2
Kad primite poziv, uvijek prvo započnite razgovor, ne čekajući što će vam reći drugi kraj slušalice. Ovo bi trebao biti standardni uvod i pozdrav. Pozdravi se i imenuj tvrtku koju je tvoj sugovornik nazvao. U slučaju da se nije predstavio, ispričajte se, pitajte s kim razgovarate.
3. korak
Saznajte više o problemima i funkcijama koje obavljaju odjeli vaše tvrtke, a rješavaju ih određeni stručnjaci kako bi se ispravno prosljeđivali dolazni pozivi kupaca i kupaca. Prilikom preusmjeravanja poziva recite ime i prezime stručnjaka s kojim povezujete telefonskog sugovornika. Zaposleniku na kojeg ste preusmjerili poziv, recite ime pozivatelja i pitanje na koje se prijavio. Ne biste trebali preuzimati funkcije savjetnika, čak i ako to možete dobro učiniti, pustite osobu da riješi svoje probleme s onim stručnjacima koji su ovlašteni za to.
4. korak
Ako se pojave takva pitanja, možete navesti osnovne podatke: puno ime i prezime, prezime, ime i prezime direktora, njegovi zamjenici i voditelji odjela, adresa ureda. Sastavite i dogovorite se s redateljem odvojenim popisom onih osoba za koje će uvijek biti slobodan.
Korak 5
Obavezno vodite zapisnik poziva. Zapišite sve što se od vas traži da prenesete, ne oslanjajte se na memoriju, kako ne biste zaboravili ništa važno. Sve informacije moraju se priopćiti onima kojima su namijenjene. Navedite ime tvrtke ili prezime i ime osobe koja zove, zapišite telefonski broj na koji možete uzvratiti poziv, datum i vrijeme poziva.
