Prijava dokumenata za predaju u arhivu provodi se nakon kraja godine. Dakle, dokumenti se pripremaju za pohranu u vezi s utvrđenim pravilima. Ovisno o vremenu skladištenja, kao i vrijednosti dokumenata, predmeti se dovršavaju u cijelosti ili prema pojednostavljenom sustavu.
Upute
Korak 1
Napravite popis slučajeva za dokumente privremenog skladišta (do 10 godina uključujući). Provjerite ispravnost formiranja predmeta (postoje li dokumenti s rokom trajnog čuvanja). Ostavite predmete u mapama, oni bi trebali biti sistematizirani prema nomenklaturi predmeta i ne trebaju ih numerirati. Predmeti se predaju arhivi prema nomenklaturi predmeta.
Korak 2
Za slučajeve dugotrajnog skladištenja (preko 10 godina) provodi se sljedeće:
1. Vezivanje kućišta (ušivano u tvrdu mapu ili pokrivač jakim koncem u četiri rupe ili se može vezati).
2. Numeriranje listova (provodi se crnom grafitnom olovkom u gornjem desnom kutu, bez dodirivanja teksta dokumenta).
3. Izrada natpisa za ovjeru (naznačite koliko je listova ušivano, ima li oštećenja, znak i datum).
4. Izrada internog popisa dokumenata (za slučajeve s posebno vrijednim dokumentima, osobne, sudske i istražne slučajeve itd.). Na kraju popisa navedite broj dokumenata u predmetu i broj listova popisa.
5. Upis svih detalja na naslovnici predmeta (naziv ustanove, strukturne jedinice, službeni indeks predmeta, naslov predmeta, rok trajanja predmeta).
3. korak
Napravite popis dokumenata trajnog ili dugotrajnog skladištenja. Trebao bi sadržavati pojedinačni broj predmeta, kao i njegov sadržaj i sastav u naslovu predmeta. U inventaru se također mora naznačiti i vrijeme čuvanja predmeta. Navedite broj predmeta i broj prvog i posljednjeg predmeta, potpis i datum. Za osobne slučajeve sastavlja se zaseban popis.
4. korak
Pošaljite pripremljene datoteke u arhivu. Arhivski službenik u vašoj će nazočnosti provjeriti broj predmeta prema nomenklaturi ili inventaru, napraviti potvrdni natpis, označiti brojeve nestalih predmeta, odrediti datum prihvaćanja i prijenosa predmeta. Popis se potvrđuje potpisima osoba koje su vršile prijenos i prihvaćanje predmeta.
