Pravilno čuvanje dokumenata važan je element uredskog rada. Prije slanja papira u arhivu, moraju se trepnuti. Da biste to učinili, trebali biste znati osnovna pravila za arhiviranje slučajeva.
Nužno je
- - šilo;
- - igla;
- - oštra nit;
- - ljepilo.
Upute
Korak 1
Sve listove numerirajte crnom olovnom olovkom. Broj se nalazi u gornjem desnom kutu. Postavite dokumente kronološkim redoslijedom, počevši od najstarijih. Ako postoje omotnice s priloženim dokumentima, omotnicu morate numerirati, a zatim svaki dokument u njoj.
Korak 2
Uklonite sve spajalice i ostale metalne dijelove. Ako vaš dokument nema marginu za podnošenje, na njega zalijepite papir. Pripremite sve papire za šivanje tako da temeljite četiri uboda i stavite ih u kartonski omot.
3. korak
Snopovi dokumenata moraju biti stegnuti stezaljkom, probušeni šilom ili izbušeni posebnim uređajem za šivanje dokumenata. Bez uklanjanja stezaljki, šivajte papire dugačkom iglom pomoću grubog konca, kanapa ili trake.
4. korak
Za ispravno šivanje potrebno je iglu provući sa stražnje strane u rupu koja je druga po redu, provući iglu duž stražnje strane i vratiti se opet u drugu rupu. Nakon toga iglu treba iznijeti na prednju stranu i zašiti drugu rupu, ali već odozgo. Konac se izvlači sa stražnje strane, a njegova dva kraja su fiksirana tako da se repovi konca mogu zabrtviti papirom (paus papir).
Korak 5
Pečat organizacije stavlja se na papir zalijepljen za niti, a službenici (direktor, glavni računovođa) također potpisuju. Na kartonski omot zalijepljen je inventar dokumenata koji se pakiraju u snop. Treba navesti naziv organizacije i njezine strukturne jedinice, staviti datum, naznačiti razdoblje čuvanja dokumenata i arhivsku šifru, ako je usvojena u vašoj organizaciji.
