Prijenos bilo kakvih dokumenata u arhivu reguliran je Federalnim zakonom br. 125-F3 "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji". Dokumenti moraju biti pripremljeni, opisani, arhivirani i numerirani. To se mora učiniti u roku od 12 mjeseci od datuma zaključenja slučaja.
Potrebno
- - mapa;
- - vezivo;
- - jednostavna olovka;
- - dokumentacijski inventar;
- - prijenos inventara.
Upute
Korak 1
Da biste dokumente prenijeli u arhivu, poredajte ih redom. Redoslijed gniježđenja mora biti kronološki. Na primjer, ako upućujete na kazneni slučaj, tada će prva stranica biti kopija sudskog naloga, druga preliminarna odluka, a sljedeća istraga slučaja, počevši od završetka. Ako dokumente prenesete iz kadrovskog odjela u arhivu, tada je prvi list zahtjev za otkaz, drugi je nalog za otkaz, treći su svi dokumenti poredani po datumu od kraja.
Korak 2
Broji sve listove koji počinju brojem jedan redom rasporeda. Napravite numeriranje jednostavnom olovkom, ali jasno. Napravite popis dokumenata, na kraju napišite koliko ste brojeva i stranica dobili, stavite svoj potpis, datum sastavljanja inventara, pečat organizacije, potpis voditelja.
3. korak
Pričvrstite sve listove vezivom, na vrh priložite inventar. Na mapu stavite slovni kod s prezimenom građanina kojim prenosite predmet i godinu prijenosa dokumenata u arhivu. Godina bi trebala biti ista u kojoj je slučaj završio.
4. korak
Napravite zasebnu mapu za svaki slučaj, ili stavite sve slučajeve u jednoj godini u jednu veliku mapu i napravite opći natpis na kodu i slovnom kodu, odnosno samo slučajevi onih građana kojima prezime počinje istim slovom stavite u jednu mapu. Ali ako ispunjavate određeni broj dokumenata u jednoj velikoj mapi, broj uobičajenih listova ne smije biti veći od 250.
Korak 5
Prije prijenosa predmeta u arhivu, sastavite inventar prijenosa. Prvi stupac inventara namijenjen je unošenju serijskih brojeva svih predmeta, drugi za indekse u nomenklaturi. U treći stupac unesite naziv svih naslova, u četvrti - datum prijenosa, u peti - broj listova, u šesti - utvrđena razdoblja čuvanja predmeta u arhivi, u sedmi stupac, unesite sve dodatke i bilješke. Najčešće se popunjava sedmi stupac ako iz nekih razloga u dokumentima nedostaju listovi ili ako ste ih odmah pogrešno unijeli u popis dokumentacije i unijeli promjene.
