Tijekom svojih proizvodnih aktivnosti bilo koje poduzeće stvara mnogo dokumenata koji se moraju čuvati neko vrijeme, a ponekad i prilično dugo. Za to je potrebna organizacija arhiva.
Upute
Korak 1
Stvorite potrebne uvjete za pohranu dokumenata u arhivu. Prije svega, prostorija mora biti zaštićena od izravnog utjecaja sunčeve svjetlosti, razina vlažnosti zraka ne smije prelaziti dopuštenu razinu, a pristup neovlaštenim osobama također mora biti zatvoren.
Korak 2
Imajte na umu da prema zahtjevima za prostore arhive njezino postavljanje nije dopušteno u drvenim zgradama, oronulim zgradama, zgradama s vlažnim temeljima, tavanima ili podrumima. Istodobno, prostorije namijenjene za pohranu različitih arhivskih dokumenata u adaptiranoj zgradi trebaju biti izolirane od ostalih prostora koji se nalaze u ovoj zgradi. Također, nije dozvoljeno smještanje arhive u prostorije zgrade u kojima se nalaze javne ugostiteljske službe, organizacije koje skladište kemikalije ili opasne tvari od požara, skladišta hrane.
3. korak
Arhivu organizacije pronađite u zgradi prilagođenoj ili posebno izgrađenoj za pohranu zapisa. Soba se mora ukloniti s opasnih predmeta u skladu s vatrogasnom sigurnošću. To, na primjer, uključuje parkirališta, benzinske crpke, garaže. Također, ne bi trebalo biti predmeta koji zagađuju zrak u blizini prostorija arhive poduzeća.
4. korak
Pri odabiru prostorije prikladne za organiziranje arhive, uzmite u obzir da je za normalan rad arhive potrebno nekoliko zasebnih prostorija: arhiva; soba za primanje dokumenata; prostori za upotrebu pohranjenih dokumenata; radna soba za zaposlenike arhiva.
Korak 5
Premjestite arhivsku pohranu dalje od laboratorija, kućanstva i industrijskih prostora. Istodobno, obratite pažnju da s njima nema zajedničkih ventilacijskih kanala i da je odvojen od susjednih prostorija vatrootpornim zidovima i stropovima s ograničenjem vatrootpornosti od najmanje dva sata. Također, u arhivskoj sobi isključeno je polaganje kanalizacijskih i vodovodnih cijevi.
Korak 6
Izraditi za organizaciju skladištenja "Propise o skladištenju dokumenata" i odobriti ga glavom. Uz to, prema nalogu predstojnika, treba imenovati osobu koja će biti odgovorna za arhivu. Također, stvara se posebno stručno povjerenstvo koje će povremeno provoditi ispitivanje dokumenata na usklađenost s njihovim rokovima čuvanja.
