Ispravno organiziran uredski rad jedna je od komponenata uspješnog rada bilo kojeg (čak i malog) poduzeća. Doista, prvi dojam o poslovnim partnerima ovisi o načinu sastavljanja glavnih dokumenata (naredbi, uputa, pisama itd.). Također je važno koliko brzo prolaze tokovi ulazne, odlazne i interne dokumentacije.
Upute
Korak 1
Određeni zaposlenik trebao bi biti odgovoran za tijek rada u poduzeću. Ako poduzeće nije jako veliko, to je tajnik, pomoćnik tajnika. Ako organizacija uključuje više od jednog odjeljenja (posebno ako imaju različita teritorijalna mjesta), organizira se služba predškolske odgojne ustanove (dokumentacijska potpora upravljanju).
Oni su ti koji razvijaju upute tvrtke za uredski rad, revidiraju ih i unose promjene. Prilikom pripreme dokumenta za osnovu možete uzeti "Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima".
Korak 2
Ovo je važna, presudna faza, jer nakon odobrenja uputa za uredski rad, dokumenti u poduzeću moraju odgovarati određenom stilu:
- mjesto detalja (uzdužni, kutni);
- korporativni font;
- format (veličina papira, uvlake).
Uz uzorke obrazaca poduzeća, upute trebaju odražavati takva pitanja kao što je organizacija registracije dolaznih / odlaznih dokumenata; organizacija nadzora nad izvršavanjem dokumenata i donesenih odluka; priprema i prijenos dokumenata u arhivu itd.
3. korak
Formiranje mapa u kojima se nalaze dokumenti određenog predmeta treba provesti u skladu s nomenklaturom predmeta. Razvija ga osoba zadužena za vođenje evidencije, na temelju "Popisa standardnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacije, naznačujući vrijeme skladištenja".
4. korak
S obzirom na to da je rad na izradi nomenklature predmeta opsežan, zahtijeva opsežna znanja, ispravnije je organizirati rad na njemu uz sudjelovanje predstavnika pojedinih službi i odjela. Oni sastavljaju popise predmeta (koji također navode razdoblja skladištenja), koji se formiraju u službi ili odjelu, a predškolska odgojna ustanova sažima nomenklaturu predmeta za poduzeće.
Korak 5
Kako bi olakšali rad s dokumentima, sve veći broj poduzeća koristi se elektroničkim sustavom za upravljanje dokumentima (EDMS). Moguće je odabrati učinkovit EDMS za bilo koje poduzeće (s brojem zaposlenih 7 ili 2000). Najučinkovitiji u odnosu na omjer cijene i kvalitete danas su sustavi poput "Delo", "EVFRAT-upravljanje dokumentima".
No čak i ako vaše poduzeće još nije u mogućnosti kupiti EDMS, u pomoć će priskočiti standardni programi Microsoft Officea. Korištenjem uobičajenih sredstava Word, Excel, PowerPoint, sasvim je moguće organizirati dizajn dokumenata u skladu sa zahtjevima korporativnog identiteta, postaviti elektronički protok dokumenata.
