Izvadak iz protokola nezamjenjiv je atribut tijeka rada bilo koje organizacije. Imajući pravnu snagu sličnu izvornom dokumentu, izvadak mora sadržavati sve potrebne detalje. Pri pripremi relevantnih dokumenata treba obratiti pozornost na detalje.
U pravilu se zahtjevi za izvršenje izvoda iz zapisnika utvrđuju u svakom poduzeću u skladu s internim pravilima poslovnog prometa. Međutim, postoje općeprihvaćene norme o načinu izrade ovog dokumenta.
Izvadak iz zapisnika točna je kopija teksta izvornog dokumenta o određenom pitanju. Dakle, izvadak iz zapisnika sa sastanka mora sadržavati naziv upravnog tijela čiji je sastanak zabilježen. Ti su podaci u pravilu navedeni u naslovu dokumenta. Ovdje se vrsta dokumenta "Protokol" mijenja u "Izvadak iz protokola". U nekim je slučajevima natpis "Izjava" naveden u gornjem desnom kutu dokumenta.
Osim toga, kako bi se sačuvala pravna snaga izvornika, izvadak iz protokola mora sadržavati podatke:
- datum, mjesto i vrijeme sastanka;
- informacije o prisutnosti kvoruma za donošenje odluka;
- podaci o osobi koja obavlja funkcije predsjedatelja;
- podaci o osobi koja obavlja funkcije tajnika.
Dnevni red sastanka sveden je na određeno pitanje za koje se priprema izvadak. Isto tako, svi fragmenti koji se odnose na raspravu o pitanjima trećih strana izuzeti su iz dokumenta.
Razmatranje pitanja na dnevnom redu, o kojem se priprema izvadak, daje se točno sa serijskim brojem, formulacijama, tijekom rasprave i donesenim odlukama.
Na kraju izvadak potpisuje predsjedavajući i ovjerava pečat. Slijedi rekvizit kojim se potvrđuje vjerodostojnost "Izjava je točna" ("Točno") i stavlja se potpis tajnika s dešifriranjem.
Originalni izvadak iz zapisnika numeriran je, šivan i ovjeren pečatom i potpisom ovlaštene osobe.
