Ogromnim i odvojenim područjem arhivskog rada smatraju se ona pitanja koja se odnose na pripremu dokumenata za njihovu dostavu u arhiv organizacije. Zbog toga zaslužuju ozbiljnu pozornost, jer se u ovoj fazi rada s dokumentima često prave razne metodološke i praktične pogreške, što u budućnosti može prouzročiti negativne posljedice u radu arhive.
Upute
Korak 1
Svi poslovi vezani uz prijenos dokumenata u arhivu, uključujući i kadrovske, obično se dijele u sljedeće faze: - prije svega, potrebno je izvršiti formiranje dokumenata u trenutnoj produkciji i nakon njenog završetka;
- nakon formiranja predmeta, oni se moraju sastaviti u skladu sa svim utvrđenim pravilima;
- zatim provesti ispitivanje vrijednosti i pripremiti se za arhivsko skladištenje;
- izvršiti popis svih dokumenata prenesenih u arhivu organizacije;
- u posljednjoj fazi prenesite službene papire u arhivu organizacije.
Korak 2
Prvo, trebali biste provesti ispravno oblikovanje dokumenata koji se odnose na osoblje u određenim kompleksima, odnosno u slučajevima. U posebnim mapama takvi bi se službeni papiri trebali oblikovati kao nalozi za različite aspekte aktivnosti zaposlenika tvrtke, za osoblje koje ima različite vremenske okvire predviđene za njihovo skladištenje. Ova se faza mora provesti, jer su neki dijelovi naloga koji se odnose na osoblje posvećeni isključivo valjanim pitanjima koja utječu na mjesto rada, kao i bonusima zaposlenicima i premještanju na radno mjesto. Ova vrsta papira mora se čuvati u arhivi poduzeća najmanje sedamdeset i pet godina. Istodobno, većina naredbi koje se odnose na sastav osobnog, odražavaju operativna pitanja zaposlenika tvrtke: naloge za službena putovanja, dežurstva, odmore itd. Takvi bi se dokumenti trebali čuvati pet godina. Kako bi se olakšalo korištenje pretraživanja i olakšao rad u raznim slučajevima, trebaju se formirati radovi petogodišnjeg i sedamdesetpetogodišnjeg razdoblja.
3. korak
Potrebno je pravilno oblikovati osobne račune zaposlenika poduzeća i svih zaposlenika koji se odnose na podatke o plaćama strogo po abecednom redu. Svi radovi u osobne mape trebaju biti poredani samo kronološkim redoslijedom prema datumu primitka. Također je potrebno za sve radove koji se nalaze u mapi sastaviti arhivski inventar koji sadrži pojedinosti kao što su: - naziv rada;
- serijski broj rada uključenog u inventar;
- broj listova u dokumentu;
- datum i broj dokumenta (ako je potrebno);
- sažeti zapis o broju listova papira uključenih u osobni spis;
- Bilješka.
