Važna dokumentacija - ugovori, računi, akti - moraju se dugo čuvati u tvrtki. Za neke vrijednosne papire ovo je razdoblje pet, pa čak i deset godina. Da se dokumenti ne bi zgužvali ili izgubili, moraju se pravilno arhivirati i arhivirati.
Potrebno
- - mape - vezivo;
- - prozirne datoteke - džepovi.
Upute
Korak 1
Da biste podnijeli ugovor, pričekajte dok ga ne potpišu sve zainteresirane strane. Uzmite potpise izvršnih direktora obje strane i stavite njihove pečate. Zatim napravite kopije dokumenta i podijelite ih sa svima koji su uključeni.
Korak 2
Dajte ugovoru broj. Mora sadržavati brojeve i slova. Na primjer, 123-AB. Unesite broj potpisivanja dokumenta.
3. korak
Stvorite dnevnik ugovora. Tamo unesite broj dokumenta, datum potpisivanja i pravnu osobu kojoj pripada. Brojevi moraju ići redom, jedan za drugim, ovisno o tome kada je ugovor potpisan.
4. korak
Ako je u tvrtki nekoliko pravnih osoba, svaki ugovorni dnevnik trebao bi imati svoj. To će izbjeći zbrku.
Korak 5
Stavite ugovor u zasebnu datoteku. Ako postoji više ugovora, stavite sve u jedan džep. To će olakšati usporedbu dokumenata i njihovo pronalaženje ako je potrebno.
Korak 6
Umetnite datoteku u vezivo i učvrstite posebnim držačima. Nemojte ga čvrsto napuniti, dokumenti će se naborati. Na kičmu mape napišite pravnu osobu, dokumenti za koju su pohranjeni, kao i godinu kada su potpisani.
Korak 7
Nakon isteka tri godine, mape s ugovorima mogu se poslati u skladište. Preklopite ih u kartonske kutije i stavite na mjesto koje nije dostupno vlazi. Na ambalaži također navedite pravnu osobu na koju se dokumenti odnose i godinu potpisanih ugovora.
Korak 8
Računi i akti podnose se na isti način kao i ugovori. No, umjesto papirnatog registra dokumenata, bolje je imati elektronički. Na primjer, u programu "1C: Računovodstvo". Besplatno ga možete preuzeti ovdje: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. To će vam omogućiti ne samo vođenje evidencije svih vrijednosnih papira, već i obavljanje raznih operacija s njima - ispis dodatnih kopija, ispravljanje pogrešaka itd.
