Tajnik organizira, distribuira i osigurava aktivnosti voditelja. Prije svega, asistent je u raznim organizacijskim pitanjima. Takav posao zahtijeva brzo prebacivanje s jedne vrste posla na drugu.
Tajnik ima puno odgovornosti, ali ujedinjuje ih zajednički cilj: pružiti menadžeru maksimalnu pomoć u radu i uštedjeti vrijeme. Tajnik treba raditi s dokumentacijom, telefonom, faksom, primati i distribuirati pozive, komunicirati s posjetiteljima, organizirati sastanke, sastanke i službena putovanja radi upravljanja.
Dužnosti tajnika
Često je u malim organizacijama tajniku povjerena i funkcija referenta. To uključuje održavanje i upravljanje službenim papirima, pripremu dokumenata, organizaciju prometa i aktivnosti s njima, računovodstvo i skladištenje.
Ako količina nije previše značajna, to je odgovornost tajnika. Ako su količine vrlo velike, uvodi se mjesto referenta, što zahtijeva posebno obrazovanje. Glavna djelatnost tajnika je rad s uredskom opremom i dokumentima. Potrebna je pažljivost i točnost.
Znanje stranih jezika postaje prevladavajuća točka. Prilikom sastavljanja životopisa obavezno je navesti razinu njihove stručnosti.
Obrazovanje se ne bi trebalo nužno razlikovati u određenoj specijalizaciji. Međutim, neizostavni je uvjet njegova suština, povezana sa sposobnošću analize podataka i pronalaženja pristupa ljudima.
U osobnim kvalitetama nije suvišno spomenuti staloženost, organiziranost i društvenost. Tajnica je zaštitno lice tvrtke. Položaj je prilično odgovoran.
Odgovornosti uključuju distribuciju telefonskih poziva, sastanke posjetitelja. Općenito je prihvaćeno da tajnički posao smatra početnom fazom karijernih ljestvica. Ali za takvu odskočnu dasku potrebna je prilično visoka razina obrazovanja.
Izgled tajnice posjetnica je tvrtke. Odgovornosti se mogu ograničiti samo na posluživanje kave i primanje poziva, ali vjerojatno će se proširiti na oblik izrade kritičnih dokumenata i organiziranja rekreacije za upravu i njegovu obitelj.
Stoga je važno u životopisu naznačiti postignuća. To je obvezno čak i ako je prethodno mjesto rada bilo kurirsko radno mjesto. Izvještavanje o postignućima potencijalnom poslodavcu daje razumijevanje da je osoba koja traži posao dobra u izvršavanju pregleda svog rada na radnom mjestu i vještini isticanja ključnih poanta iskustva.
Uspjesi
Postignuća su uvijek indikativna, jer proaktivni i produktivni zaposlenici zanimaju svakog poslodavca. Najbolje je postignuća naznačiti uz pomoć određenih brojki ili činjenica.
Dovoljno je spomenuti nekoliko ključnih točaka, ali doista značajnih i važnih. To će vam omogućiti da istaknete glavnu stvar bez preopterećenja odjeljka ogromnom količinom informacija. Kada se navode glavna postignuća, treba naglasiti kakvu je korist ili korist poduzeće dobilo.
Na primjer, ukazivanjem na uspjeh, rečenicu možete završiti rečenicom da je provedba smanjila troškove tvrtke za određeni broj posto. Važno je pravilno opisati svoja postignuća. Ne biste trebali svoj životopis pretvoriti u privid opisa posla. Čak i ako se ovaj dokument uzme kao osnova za opisivanje iskustva, ima smisla pažljivo provjeriti sve formulacije.
Ponekad se uspjesi opisuju u prvom licu. Ova formulacija pomalo se kosi s općim konceptom životopisa. Bolje se suzdržati od njihove upotrebe. Pogodnije i opravdanije su opcije "implementirano", "strategija je implementirana … koja pruža …" i tako dalje.
U motivacionom pismu poslanom uz životopis možete se pozvati na bilo koji od svojih najznačajnijih uspjeha. Nakon čitanja takve poruke, poslodavac ili menadžer sigurno će se poželjeti upoznati s priloženim dokumentom.
Primjeri i preporuke
Njihova postignuća mogu biti čak i u rutinskom radu. Među njima ima najviše pobjedničkih:
- uspješno polaganje nekoliko provjera;
- ubrzanje protoka dokumenata u poduzeću uvođenjem i razvojem elektroničke baze podataka zajedno s odjelom za programiranje;
- organizacija uspješnog prijelaza velike tvrtke s verzije 7.7 "1C: Enterprise" na 8.3;
- povećanje učinkovitosti odjela za planiranje uvođenjem automatizacije izračuna, što je osiguralo dvostruko smanjenje osoblja ekonomista.
Važno je opisati što je zapravo postignuto. Uspjeh glavnog računovođe ne bi se trebao pripisivati ako njegove odgovornosti nisu dio izvršenih funkcija. A u nekim slučajevima, kada se mijenja vrsta aktivnosti, postaje potrebno približiti pobjede novim zadacima rasta u karijeri.
Profesionalna postignuća pokazuju zadatke i ciljeve ostvarene tijekom aktivnosti. Mogu biti posljedica očitovanja potrebnog skupa kvaliteta. Za vođu to puno znači.
Dakle, među uspješnim opcijama mogu se pojaviti:
- koordiniranje rada najviših menadžera tvrtke;
- priprema ugovora, potrebna dokumentacija za potpisivanje;
- primanje poziva s njihovom distribucijom;
- slanje, primanje i registriranje korespondencije;
- okupljanje i koordinacija gostiju;
- pomoć i organizacija korporativnih događaja;
- Potpora putovanjima;
- administrativna podrška glave;
- pružanje svega što je potrebno za potpuno funkcioniranje;
- koordinacija aktivnosti čišćenja i kurirske službe;
- otpornost na stres i beskonfliktnost, izvrsne komunikacijske vještine;
- ugodan elegantan izgled;
- vještine korištenja uredske opreme;
- sposobnost rada s povjerljivim informacijama;
- posjedovanje računala, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook i drugih računalnih programa za rad s e-poštom, "Consultant Plus", Lotus na razini naprednog korisnika.
Uspješni primjeri životopisa uključuju one koji identificiraju i izvršavaju odgovornosti. Također ima smisla obavijestiti potencijalnog poslodavca o razlozima zbog kojih prije nije došlo do službenog zaposlenja.
Značaj indikativnih postignuća
Varijanta uspješnog navođenja potrebnih kvaliteta u svjetlu zahtjeva za podnositelja zahtjeva može biti sljedeća:
- organizacija uredskog života: naručivanje vode, kave, pribora, organizacija popravka uredske opreme, čišćenje;
- prijevod dokumentacije, uključujući tehničku;
- rad s uredskom opremom;
- savjetovanje klijenata o uslugama tvrtke;
- organizacija sastanaka VIP-gostiju;
- pružajući ugodno i ugodno radno okruženje.
Kao razloge za napuštanje prijašnjeg radnog mjesta ima smisla navesti stvarne razloge. Primjerice, rad bez službene registracije, prema građanskom ugovoru o radu. Odgovarajući dokument mora biti priložen.
Dopuštene su sljedeće mogućnosti: prilikom razmatranja prijedloga, bilo koji objektivni razlog nije doveo do zaposlenja;
- velika udaljenost mjesta budućeg rada od mjesta prebivališta (tamo je nezgodno doći);
- neusklađenost dužnosti navedenih u najavi;
- neprozirni uvjeti plaćanja;
- nepoštivanje TC-a;
- prekvalifikacija, odmor, obiteljske prilike.
Na popisu profesionalnih vještina i sposobnosti naznačene su one koje pridonose postignućima. To može biti odgovaranje na pozive, njihova registracija uz obavještavanje menadžera, sastavljanje plana rada za šefa, izvršavanje zadataka, sastavljanje servisnih napomena, rad s bilo kojim dokumentima.
Vrlo je dobro spomenuti iskustvo izdavanja naredbi zaposlenicima od menadžera i praćenja njihovog izvršenja, pronalaženja izvođača za pojedinačne zadatke, osiguravanja upraviteljevog radnog mjesta potrebnim sredstvima u obliku uredskog materijala, opreme, olakšavajući brzo razmatranje zahtjeva i prijedlozi zaposlenika, vođenje arhive spisa i dokumenata, osiguravanje njihove sigurnosti, prijenos u arhivu, organizacija poslovnih putovanja za šefa, narudžbe zrakoplovnih i željezničkih karata, rezervacije hotela.
Profesionalna postignuća u životopisu važan su dio toga. Nikada to ne biste smjeli zanemariti kad sami pišete životopis i nadate se da ćete ostaviti povoljan dojam na poslodavca. Iz radnog iskustva zaista izdvajaju svoje zasluge, sudjelovanje u projektima, provedbu bilo kakvih zadataka, napredno usavršavanje. Sva postignuća mogu se istaknuti u bilo kojem polju aktivnosti.
Ne sramite se dati malo komplimenta. To će pomoći da životopis bude zanimljiv poslodavcu. Tada vas poziv za razgovor neće natjerati da čekate.
