Prijelaz na novi format dokumenta dogodit će se već 2021. godine. Omogućit će vam izravan i brz pristup informacijama o radnoj aktivnosti ne samo zaposlenika, već i potencijalnog poslodavca i nadležnih tijela.
Razlozi za prijelaz
U većini europskih zemalja formati papira za vođenje evidencije radno aktivnog stanovništva odavno više ne postoje. Zamijenjene su elektroničkim bazama podataka i preporukama mirovinskog fonda i poslodavaca.
Radna knjižica glavni je dokument službeno zaposlenog građanina. Sadrži informacije koje su važne za poslodavce i mirovinski fond u vezi s mjestima rada, radnim odgovornostima, prisutnošću ukora ili poticaja, razlozima preseljenja u drugu organizaciju. Na temelju toga izračunava se i ukupni radni staž, što izravno utječe na formiranje buduće mirovine.
Poteškoće mogu nastati u papirnatom obliku radne knjižice: pogoršanje, oštećenje ili gubitak krivnjom poslodavca ili samog zaposlenika, nemogućnost brzog pružanja dostupnih podataka kadrovskom odjelu ili specijaliziranim agencijama i tijelima; također su češći slučajevi prijevare uvođenjem netočnih ili promijenjenih podataka. To može zahtijevati dugotrajne i psihološke postupke: prikupljanje dokumenata, putovanja, redovi čekanja.
Građani će biti posebno ranjivi u slučaju gubitka podataka o radnoj evidenciji iz sljedećih razloga:
- Rodiljni dopust;
- Prekid rada, uključujući invaliditet;
- Prelazak iz jednog naselja (grada, regije itd.) U drugo;
- Likvidacija prethodnog mjesta rada.
Elektronička radna knjiga dizajnirana je za uklanjanje svih gore navedenih problema, jer će biti registrirana datoteka koja se nalazi u sveruskoj računovodstvenoj bazi podataka. Pristup ovoj bazi podataka bit će na raspolaganju vladinim agencijama i tijelima. Bit će integriran, na primjer, s mirovinskim fondom, Odjelom za socijalnu zaštitu stanovništva, službom za zapošljavanje, kadrovskom službom organizacije u kojoj građanin trenutno radi.
Pojam i prednosti elektroničke radne knjige
Neće biti razlika između papirnate i elektroničke radne knjižice, one su potpuno identične u pogledu podataka o zaposleniku. Njihov popis ostat će sljedeći:
- Mjesto rada;
- opće radno vrijeme na svakom mjestu rada;
- radno mjesto (zanimanje, specijalnost);
- kvalifikacija (razina, ocjena, razred, kategorija);
- datumi registracije početka i završetka radnog odnosa;
- mjere poticanja ili kažnjavanja;
- kretanje položaja, uključujući transfere i tehnološke viškove;
- honorarni posao (na zahtjev zaposlenika).
Elektronička radna knjižica bit će pohranjena na osobnom računu zaposlenika na web mjestu mirovinskog fonda, kao i na portalu državnih službi. Potrebne informacije pružit će se u obliku izvatka. Može ga izdati mirovinski fond, Multifunkcionalni centar javnih službi (MFC) ili trenutni poslodavac. Izvod se daje bez pozivanja na mjesto prebivališta ili zaposlenika zaposlenika.
Kada se prijavljuje za novo radno mjesto, građanin može izvršiti nekoliko radnji: dobiti izvod od gore navedenih tijela, samostalno poslati podatke putem e-pošte ili ih spremiti i dostaviti na digitalnom mediju. Za posljednje dvije metode podacima morate dodati elektronički potpis.
Prednosti elektroničkih radnih knjiga uključuju:
- Minimiziranje pogrešnih, netočnih ili svjesno netočnih podataka;
- Brzi pristup informacijama, kao i njihovo brzo pružanje ako je potrebno;
- Smanjenje troškova zaposlenika i poslodavca za nabavu, održavanje i čuvanje papirnatih medija o radnim aktivnostima;
- Mogućnost zaposlenja na daljinu;
- Daljinska registracija javnih usluga, naknada, mirovina itd.
- Sigurnost i sigurnost podataka na državnoj razini.
Prednosti novog računovodstvenog sustava su neporecive, ali ova inovacija ima i nedostataka. To se prije svega odnosi na vladine troškove za razvoj, provedbu, podršku i zaštitu baze podataka. Također, u početku će biti potrebno prenijeti u sustav kolosalnu količinu podataka o radnoj aktivnosti građana s papirnatih medija, što može dovesti do trivijalnih pogrešaka operatora i kvarova u sustavu. Druga je prepreka nedostatak pristupa Internetu u regijama, isto se odnosi na udaljena sela i sela.
Proces tranzicije
Na ovaj se sustav planira prebaciti početkom 2021. godine. To će biti dobrovoljno za one koji do tada već imaju iskustva. Poslodavci koji će se prvi put zaposliti od siječnja 2021., poslodavci će pokrenuti samo elektroničku verziju.
Za zaposlenike koji žele i dalje voditi papirnatu radnu knjižicu potrebno je do kraja 2020. godine predati HR odjelu prijavu u bilo kojem obliku. Tada će poslodavac voditi evidenciju u elektroničkom i papirnatom obliku.
Ako se prijava ne podnese, tada će se radnicima na papiru predati radne knjižice, a daljnje promjene vršit će se samo u digitalnom formatu.
