Nomenklatura je popis svih slučajeva koji čine arhivu i koji su novootvoreni u određenoj organizaciji dovedeni u sustav. Mora navesti indeks predmeta, naziv, utvrđene uvjete čuvanja.
Sorte nomenklature
U uredskom radu postoje tri glavne vrste nomenklature: standardna, približna i individualna. Standard je utvrđen saveznim zakonom i služi kao model za sastavljanje nomenklature u organizacijama iste vrste. Približna nomenklatura ne uključuje strogo normaliziran broj slučajeva. Sadrži popis slučajeva preporučenih za otvaranje s njihovim indeksima. Navedene vrste nomenklature izrađene su u državnim i općinskim organizacijama i institucijama. Djelatnici privatnih organizacija na temelju statutarnih dokumenata, vrsta izvještavanja, planova rada itd. izrađuje se popis pojedinačnih slučajeva. Uključuje cjelokupan opseg formiranih slučajeva poduzeća.
Postupak sastavljanja nomenklature
Svake godine na temelju stare izrađuje se nova nomenklatura predmeta. Štoviše, svi su dokumenti podložni reviziji. Važna komponenta nomenklature je rok trajanja kućišta. Na toj se osnovi razlikuju slučajevi privremenog, dugotrajnog i trajnog skladištenja. Datoteke privremene pohrane kraće su od deset godina, a dugoročne pohrane više od deset godina. Za dokumente kojima je istekao rok čuvanja sastavlja se popis koji označava serijski broj dokumenta, ime, godinu nastanka, broj listova i ostale podatke u izričito navedenim slučajevima. Nakon izrade inventara, ti dokumenti podliježu uništavanju.
Strukturno, nomenklatura je predstavljena odjeljcima, pododjeljcima. Međutim, ova je podjela tipična za vladine organizacije i institucije. U privatnim organizacijama ova je podjela uvjetna i radije ističe glavna područja njihovih aktivnosti, umjesto da odražava odnos moći i podređenosti.
Tablica nomenklature sastoji se od pet stupaca: prvi sadrži indeks predmeta, drugi - naziv predmeta, treći - broj stranica (naznačeno na kraju tekuće godine), četvrti - razdoblje skladištenja utvrđena regulatornim pravnim aktima, peta - bilješke u vezi s otvaranjem slučaja, uključivanjem u inventar radi uništavanja itd.
Slučaj dugotrajnog i trajnog skladištenja obuhvaćen nomenklaturom ne bi trebao biti veći od dvjesto pedeset stranica. Ako broj sela premaši normu, preporučljivo je slučaj podijeliti na dva ili više.
Sastavljena nomenklatura predmeta mora biti dogovorena s arhivskim odjelom i potpisana od strane čelnika organizacije.
