Hitno vam je potreban dokument, ali ne sjećate se gdje ste ga stavili? Unesite red u svoj uredski život, sve posložite u numerirane mape - ovo će vam olakšati posao.
U papirima smo posložili stvari
Ako je malo dokumenata i oni se odnose na jedno područje primjene, sve ih treba staviti na jedno mjesto, po mogućnosti u mapu. No, u pravilu jedna mapa nije dovoljna, trebalo bi ih biti nekoliko. Na primjer, mapa sa sastavnim dokumentima tvrtke, za pisma, za ugovore s dobavljačima itd.
Širenjem poduzeća povećava se broj mapa. Možda vam neće trebati jedna, već nekoliko polica. Tada se pojavljuju zaposlenici koji će imati vlastiti tijek dokumenata i svoje mape. Odnosno, prvo pravilo reda je raspodjela dokumenata u tematske mape, koje bi trebale biti na polici.
Sada industrija proizvodi vodoravne i okomite pladnjeve. Vrlo su praktični, zauzimaju malo prostora, dobro se postavljaju na stol i omogućuju pri ruci sve osnovne i često korištene dokumente, bez potrebe za kupnjom novog namještaja.
Registar
Ako postoji mnogo dokumenata, tada možete napraviti poseban registar (dnevnik registracije) za njih ili za nekoliko njih. Na primjer, zapisnici ulazne i odlazne dokumentacije. Sadrže datum registracije i broj dolaznog (odlaznog) dokumenta, njegov kratki sadržaj i / ili naziv i mjesto gdje se dokument šalje (kojem odjelu, kojem je službeniku predan, u koju je mapu smješten itd.)).
Za dio ili sve mape, ako ima mnogo dokumenata i mnogo sličnih mapa (u smislu), možda će vam trebati registar dokumenata u svakoj mapi, odnosno njihov popis, koji je ugniježđen ili nekako priložen u sredinu mape. Svakom dokumentu može se dodijeliti broj (ako ga prije nije bilo) ili dati svoj. Tada nećete trebati pregledavati sve dokumente, već samo pogledajte njihov popis, a zatim uzmite potreban broj.
Stavite dokumente u odgovarajuće mape, ladice i police, pokrenite ih na vrijeme i sve ćete brzo i jednostavno pronaći.
Održavanje urednog radnog mjesta
Na radnom mjestu se mora održavati red. Pokušajte svakodnevno čistiti stol ili barem jednom u nekoliko dana. Potrebne dokumente možete ostaviti na stolu, ostatak staviti u mape, na pladnjeve i police, a ako ste ih nekome uzeli, vratite ih. Samo ako ga date, bolje je dobro upamtiti tko ili ga čak i zapisati.
I konačno. Osoba čiji su dokumenti uvijek na mjestu, lako se mogu pronaći i dovesti na vrijeme, uvijek u dobrom stanju s vlastima. Želimo vam ovo od sveg srca.
