Primarna računovodstvena dokumentacija poduzeća sadrži podatke o svim poslovnim transakcijama, kretanju novca, izračunu i isplati plaća i plaćanju poreza. Na temelju tih dokumenata vode se evidencije, stoga gubitak čak jednog dokumenta narušava financijske izvještaje i predstavlja zakonsku povredu. Prema čl. 17. Zakona "O računovodstvu", poduzeća moraju samostalno osigurati sigurnost računovodstvenih dokumenata.
Upute
Korak 1
Zakon definira razdoblje čuvanja primarnih knjigovodstvenih dokumenata na 5 godina, dok Porezni zakon Ruske Federacije ograničava razdoblje skladištenja na 4 godine. Da biste izbjegli kazne predviđene Zakonom o upravnim prekršajima (čl. 15.11.), I dalje biste se trebali pridržavati dužih rokova propisanih zakonom. Uz to, postoji popis odobren naredbom Rosarkhiva od 6. listopada 2000. Prema njemu, rok čuvanja treba odrediti u skladu s vrstom svakog određenog dokumenta.
Korak 2
Naredbom odrediti rokove čuvanja primarne knjigovodstvene dokumentacije, uzimajući u obzir odredbe zakona i propise utvrđene popisom. U redoslijedu odredite od kojeg trenutka treba izračunati razdoblje skladištenja. Općenito, početak razdoblja čuvanja dokumenata je 1. siječnja godine koja slijedi godinu u kojoj je dokument dovršen s uredskim poslovima. Za knjigu nabave i knjigu prodaje odredite početak razdoblja skladištenja od datuma posljednjeg unosa (odredbe 15. i 27. Pravila, odobrene Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914).
3. korak
Dodijelite zasebnu sobu za knjigovodstvene dokumente, koja mora biti opremljena vatrootpornim ormarima i posebnim sefovima. Sefovi su namijenjeni za pohranu obrazaca strogog izvještavanja, osim toga, mogu pohraniti one papire i dokumente koji imaju oznaku "Komercijalna tajna". Naredbom odrediti postupak pristupa tim sefovima, odgovorne osobe koje je ovlastio glavni računovođa, kao i postupak izdavanja primarne dokumentacije iz skladišta.
4. korak
U slučaju da je poduzeće dovoljno veliko i ima puno dokumenata, organizirajte posebnu arhivu. Trebao bi se koristiti za prijenos papira namijenjenih trajnom (vječnom) i dugotrajnom (preko 10 godina) skladištenju. Sve ostale računovodstvene dokumente pohranite u razdoblju skladištenja do 10 godina u posebnu prostoriju dok se ne unište.
