Svi dokumenti organizacije moraju se čuvati u arhivi. Na primjer, Porezni zakonik kaže da primarni dokumenti, papiri koji potvrđuju plaćanje poreza i drugi moraju biti zaštićeni četiri godine. Ali postoje i takvi dokumenti koji se mogu uništiti nakon godinu dana, na primjer, rasporedi odmora. Zbrinjavanje treba izvršiti nakon izdavanja akta.
Upute
Korak 1
Prvo, valja napomenuti da se dokumenti koji su „poslužili svojoj svrsi“mogu unijeti u zakon samo ako je razdoblje isteklo prije 1. siječnja godine kada je takav papir sastavljen, odnosno dokumenti iz 2010. godine trebaju biti uključeni u djelo tek 2016. godine.
Korak 2
Prije sastavljanja akta i uništavanja dokumentacije, sastavite popise koje mora odobriti šef organizacije i sastavite protokol.
3. korak
Preporučljivo je sastaviti akt u obliku tablice. U gornjem desnom kutu navedite detalje o organizaciji. Zatim velikim slovima dolje, u redovnom retku, napišite "Odobravam", navedite dolje radno mjesto (upravitelj, generalni direktor itd.), Zatim prezime i inicijale. Datum donošenja akta navedite čak niže.
4. korak
Nakon toga navedite svrhu, na primjer, istaknuti dokumente kojima je istekao rok za uništavanje. Zatim navedite razloge, na primjer "na temelju popisa tipičnih organizacijskih dokumenata …"
Korak 5
Ispod je tablični dio koji se sastoji od osam stupaca. Prvi je serijski broj. Drugi je naziv dokumenta, na primjer, rasporedi odmora ili dopisivanje o radu s osobljem. Treći su datumi završetka, odnosno oni datumi koji su naznačeni u dokumentu zadnji, na primjer, raspored odmora završava 2010. godine, pa morate napisati "2010". Ovdje ne morate navesti mjesec.
Korak 6
Slijedi stupac s inventarnim brojevima, ako ih nema, možete staviti crtice. Zatim stavite indeks predmeta prema nomenklaturi, na primjer, grafikon 05-20, gdje je 05 indeks odjela, a druge dvije znamenke su redni broj predmeta.
7. korak
Nakon toga navedite broj jedinica za pohranu, na primjer, graf može biti u jednoj kopiji, ali korespondencija s okvirima je u množini. Zatim ispunite okvir s rokovima čuvanja prema referentnoj knjizi. Na kraju, ako je potrebno, popunite stupac "bilješka".
Korak 8
Nakon tabličnog dijela napišite da su zalihe dostupne i odobrene protokolom voditelja navodeći broj i datum sastavljanja.
Korak 9
Zatim sažeti ukupan iznos izražen u broju predmeta dokumenata spremnih za uništavanje, na primjer, tijekom razdoblja 2006-2010. Uništeno je 234 predmeta.
Korak 10
Tada upravitelj ponovno provjerava sve podatke i potpisuje dokument.
