Zaključenje transakcije može se potvrditi usmenim sporazumom strana. Kao i u prošlom stoljeću, kada je riječ trgovac bila jača od svake pisane obveze. Sada je najčešći pisani oblik, jer samo dokumenti danas imaju stvarnu vrijednost i sud ih prihvaća za postupak u slučaju sporova. No, nisu rijetke situacije kada kupac zahtijeva ispunjenje obveza prema obećanju plaćanja. I ovdje izvođač mora zaštititi svoje interese i zahtijevati dokumentarnu potvrdu namjere, odnosno sklapanje ugovora.
Upute
Korak 1
Za početak pripremite tekst sporazuma koji će, prema pravilima za obradu poslovnih papira, naznačiti: - broj sporazuma, datum i mjesto njegove pripreme;
- detalje o stranama (kupcu i izvođaču) u cijelosti;
- osobe ovlaštene za potpisivanje sporazuma (predstavnici stranaka);
- popis radova ili usluga, njihov opseg i trošak (u okviru transakcije);
- uvjeti za pružanje usluga ili obavljanje posla;
- postupak nagodbe;
- odgovornosti svake od stranaka da osigura provedbu sporazuma;
- odgovornost strana;
- postupak rješavanja kontroverznih situacija.
Korak 2
Obratite se kupcu s prijedlogom da proučite verziju sporazuma koju ste pripremili, a u kojoj su jasno navedeni svi uvjeti sporazuma, što vam omogućuje zaštitu interesa svake od strana. Dajte mu ugovor na pregled. Vaš će ga partner možda htjeti izmijeniti. Nakon što dogovorite sve klauzule ugovora s kupcem, ispravite tekst tako da uvjeti transakcije odgovaraju svakoj od strana.
3. korak
Potpišite ugovor s upraviteljem ili osobom ovlaštenom za potpisivanje ovog dokumenta u vašoj organizaciji. Stavite pečat svog posla. Registrirajte ugovor kao odlazni dokument. Ne zaboravite da ugovor mora biti sastavljen u dva primjerka. Pošaljite ih svom kupcu na potpis. Nakon potpisivanja, jedan primjerak ostaje kod kupca, a drugi kod izvođača.
