U kadrovskim službama organizacija, poduzeća pohranjuje se velik broj dokumenata: nalozi za zapošljavanje, odobravanje odmora, transferi, nagrade, dodatne novčane isplate, otkazi i drugo. Važnost čuvanja takvih dokumenata je zbog potrebe vođenja evidencije dokumenata svakog određenog zaposlenika. Zadatak ispravnog i brzog formiranja dokumenata u slučaju povjeren je osoblju.
Upute
Korak 1
Formiranje predmeta je smještanje izvršenih dokumenata u predmete. Grupirajte dokumente u predmete za svaku kalendarsku godinu, osim u slučajevima koji su formirani u početku i nisu unutar jedne kalendarske godine. Takvi slučajevi uključuju: osobne dosjee učenika, zaposlenika, radnika, forenzičke slučajeve, mirovinske slučajeve, povijest bolesti, kao i ostale računovodstvene dokumente.
Korak 2
Konačno formiranje osobnih dosjea studenata, studenata, postdiplomaca trebalo bi se izvršiti nakon završetka obrazovne ustanove ili poslijediplomskog studija; radnici i namještenici - otkazom; povijest bolesti - nakon pružanja otpusta pacijenta; sudski predmeti - odmah nakon završetka suđenja i dostavljanja odluke; mirovinski slučajevi - nakon prestanka isplate mirovina.
3. korak
Prilikom pripreme za arhivsku pohranu osobne dosjee zaposlenika koji su otpušteni kombinirajte u osobne datoteke, ako broj listova ne prelazi dvjesto pedeset. Isto se odnosi na osobe koje su završile obrazovnu ustanovu. Također možete stvoriti pojedinačnu osobnu datoteku kao zasebnu jedinicu za pohranu. Ovo se pravilo odnosi na osobne datoteke trajne pohrane.
4. korak
Kada stvarate osobne datoteke, uzmite u obzir različita razdoblja čuvanja. Što se tiče slučajeva dugoročnog i trajnog vijeka trajanja, formirajte ih odvojeno i također ih uključite u različite zalihe.
Korak 5
Grupirajte naredbe osoblja u slučajeve prema utvrđenim rokovima čuvanja. Unutar svake osobne datoteke dokumenti se unose kronološkim redoslijedom, odnosno od početka do kraja godine, kao i prema datumu njihova odobrenja, sastavljanja, registracije.
Korak 6
Slučajevi koji se formiraju iz osobnih računa, osobnih karata, radnih knjiga, kao i odijevanja osobnih spisa, sistematiziraju se strogo po abecednom redu. Kada upotrebljavate takav dizajn, izvršite dodatna pojašnjenja navođenjem prva tri slova u imenima osoba protiv kojih je otvoren osobni spis.
