Osobni spis je zbirka dokumenata koja sadrži podatke o zaposleniku od trenutka potpisivanja naloga za zapošljavanje do datuma izdavanja naloga za otkaz. Kod nas je obvezno vođenje osobnih dosjea samo za državne službenike. Međutim, većina poduzeća i organizacija radije organizira i bilježi podatke o zaposlenicima.
Upute
Korak 1
Osobni dosje u pravilu sadrži sljedeće podatke o zaposleniku: osobni karton, kopije obrazovnih dokumenata, presliku naloga i zahtjeva za zapošljavanje, ugovor o radu, izmjene i dopune istog, dokumente o ovjeri i usavršavanje, kao i ostali dokumenti koji su potrebni za kadrovsku službu (kopija vjenčanog lista, rodnog lista, putovnice, vojne iskaznice itd.).
Korak 2
Osobni dosje svakog zaposlenika sastavlja se u zasebnoj mapi s kartonskim poklopcem - vezivom. Sadrži rekvizite: prezime, ime, prezime zaposlenika, datum otvaranja predmeta. Nakon otkaza zaposlenika, osobni dosje se zatvara. Dokumenti se moraju obavezno predati u arhivu.
3. korak
Zatvoreni osobni spisi su numerirani, sastavlja se interni popis spisa. Dokumenti u mapi prikupljaju se kronološkim redoslijedom - od trenutka dolaska zaposlenika do datuma otkaza. Istim redoslijedom sastavlja se i interni popis. Numeriranje listova inventara odvojeno je od numeriranja dokumenata osobnog spisa.
4. korak
Osobni dosjei zaposlenika izdaju se samo upravitelju ili drugim osobama po nalogu upravitelja, kao i samom zaposleniku. Podaci pohranjeni u osobnoj datoteci povjerljivi su, što znači da ih se ne može otkriti nepoznatim osobama. Zabranjeno je unositi izmjene u prethodne dokumente osobne datoteke, kao i njihovo izdvajanje.
Korak 5
Odjel za ljudske resurse vodi evidenciju samo o trenutnim zaposlenicima. Dokumenti otpuštenih zaposlenika prenose se u arhivu. Tamo se čuvaju 75 godina, a osobni dosje menadžera, menadžera, kao i osoba s nagradama i diplomama, neodređeni su.
