Osobni spisi svih umirovljenih i umirovljenih zaposlenika moraju se poslati u arhivu na čuvanje (članak 17. Saveznog zakona br. 125-F3). Djelatnik kadrovskog odjela dužan je pripremiti mape s dokumentima i prenijeti ih ovlaštenom djelatniku arhive iz ruke u ruku.
Potrebno
- - mape;
- - vezivo;
- - olovka;
- - inventar;
- - prijenos inventara.
Upute
Korak 1
Prije predaje osobnih dosjea u arhivu, pažljivo pripremite sve dostupne dokumente koji su ostali u odjelu za kadrove nakon otpuštanja zaposlenika. Zakonom se utvrđuju određeni rokovi u kojima je potrebno imati vremena za prijenos osobnih dosjea zaposlenika na arhivsko čuvanje. Ne bi trebali prelaziti 12 mjeseci nakon što je otkaz izvršen.
Korak 2
Složite svaku osobnu datoteku obrnutim kronološkim redoslijedom. Ako je tijekom zaposlenja prva stranica bila prijava koju je zaposlenik napisao za posao, u arhivskim dokumentima prva stranica bit će ostavka.
3. korak
Svi listovi presavijeni u pravom redoslijedu, podložite vezivom, rednim brojem. Napravite popis na posebnom listu. Unesite sve vezane stranice svoje osobne datoteke pod serijski broj.
4. korak
Priložite inventar na vrh svih stranica. Ako osobni dosje ispunjavate za svakog zaposlenika zasebno, stavite ga u kartonsku mapu, velikim tiskanim slovima napišite prvo slovo prezimena zaposlenika i godinu otkaza.
Korak 5
Prilikom prijenosa predmeta u arhivu dopušteno je staviti nekoliko slučajeva umirovljenih zaposlenika u jednu mapu, ali broj listova u njoj ne smije prelaziti 250. U jednu mapu stavite slučajeve umirovljenih zaposlenika u jednoj godini čija imena počinju s istim slovom. Takva registracija osobnih spisa najčešće se koristi u velikim poduzećima, gdje tijekom jedne godine prolazi velik protok osoblja.
Korak 6
Za sve pripremljene slučajeve sastavite obrazac za prijenos koji ima jedinstveni oblik. U stupac br. 1 zapiši serijski broj svakog predmeta, u stupac br. 2 - indeks svakog predmeta prema nomenklaturi, br. 3 - naziv naslova predmeta, br. 4 - datumi, Br. 5 - broj listova prenesenih za svaki slučaj zasebno, br. 6 - razdoblja čuvanja, br. 7 - dodaci ili postojeće bilješke.
