Rad bilo kojeg poduzeća nemoguć je bez zaposlenika. Da bi pojednostavili računovodstvo kretanja osoblja, neki poslodavci u pravilu koriste takozvane osobne datoteke tijekom svojih poslovnih aktivnosti. Općenito, pojam "osobne datoteke" znači neku vrstu arhive koja sadrži sve osobne podatke o zaposlenom zaposleniku. Korištenje takvog računovodstvenog sustava nije potrebno za pravne osobe, ali za državne institucije osobni dosjei su obavezna stavka.
Upute
Korak 1
U pravilu, prilikom prijave za posao, zaposlenik napiše molbu za zaposlenje. Vi, pristajući da ga prihvatite na to mjesto, sastavljate nalog (nalog) za prihvaćanje. Zatim napravite kopije svih dokumenata, na primjer iz putovnice, vjenčanog lista itd.
Korak 2
U ovom trenutku napravite osobnu datoteku. Napominjemo da se za svakog zaposlenika moraju stvoriti zasebne mape. Kopirajte sve narudžbe, poput naloga za posao. Trebat će vam i kopije iz radne knjižice, obrazovne isprave, odnosno sve kopije dokumenata koje imate na raspolaganju zaposleniku.
3. korak
Nakon što su napravljene sve kopije, podnesite ih. Napominjemo da će se ovaj slučaj povećavati kako radite. Odnosno, ako se protiv tog zaposlenika izdaju nalozi, na primjer, nalog za unapređenje, nalog za imenovanje odgovorne osobe, nalog za odobrenje dopusta itd., Tada ćete ih morati kopirati i predati na adresu vaš osobni dosje kronološkim redoslijedom … To se odnosi na sve HR dokumente u odnosu na zaposlenika.
4. korak
Napravite interni popis tako da se lako možete upoznati sa sadržajem predmeta. Također se popunjava kronološkim redoslijedom. Svi dokumenti u inventaru moraju imati serijski broj, datum sastavljanja, naslov, broj listova i, možda, neku vrstu bilješke.
Korak 5
Osobne dosjee zaposlenika trebala bi voditi odgovorna osoba imenovana naredbom voditelja. Ispravke su dopuštene samo rukom ove odgovorne osobe, a informacije se mogu pregledavati samo u prisutnosti te osobe.
Korak 6
Kada otpuštate zaposlenika, zatvorite njegov osobni dosje, odnosno sažmite, numerirajte listove, napišite ukupan broj stranica, sve sašite i predajte u arhivu organizacije, dok ispunjavate popis isporuka.
