Unatoč obilju komunikacijskih kanala, e-pošta ostaje najpouzdanija za poslovne kontakte. Njegov očit nedostatak prije verbalnog kontakta je taj što primatelj jednostavno može zanemariti pismo. Da ne biste upisivali u prazno, važno je znati pravila poslovne korespondencije putem e-pošte.
Tema je glava
Učinkovitost elektroničke poslovne korespondencije uvelike ovisi o pravoj temi. Pomičući se kroz popis poslanih poruka, primatelj će vjerojatno na samom kraju radnog dana ostaviti pismo bez teme, dajući prednost važnijim naslovima.
Predmet u formatu "od Aleksandra", "za Vitalija" i druga apstraktna zaglavlja prikladni su samo ako primatelj čeka pismo i u nedavnom razgovoru obaviješten o skorom slanju važnih informacija. Za sve ostale slučajeve takve su teme nesretne. Oni ne odražavaju razlog žalbe, bit pisma i važnost.
Dobro definirana rečenica od 2-4 riječi smatra se dobrom temom. Na primjer: "Nacrt izvješća za odobrenje", "Komercijalna ponuda LLC-a" Business-Trade "," O isporuci škriljevca "," Škriljevac. Prijedlog za razmatranje ".
Bez obzira na svrhu žalbe, autor pisma trebao bi biti oprezan u privlačenju pozornosti. Dakle, bilješke "Hitno!", "Direktor osobno", "Važno!" u predmetu treba naznačiti samo u slučajevima kada poruka zaista ima krajnji stupanj važnosti, i to ne samo za pošiljatelja, već i za primatelja. Ako svako pismo iste kontaktne osobe prate neopravdani znakovi pažnje, primatelj će prestati odgovarati na njih, a u ekstremnim će ih slučajevima poslati na crni popis ili preusmjeriti na podređene.
Apel
E-adresa bi trebala započeti s porukom. Nužno je koristiti puno ime i prezime primatelja i napisati ih bez grešaka. Pažljivi adresat koji je u svom imenu primijetio pravopisnu pogrešku sigurno će izgubiti povjerenje u autora žalbe i interes za nastavak dijaloga.
Da se to ne bi dogodilo, čak i uz masovno slanje pošte, ne biste trebali zanemariti lektoriranje teksta popratnog pisma prije slanja. Pogreške se najčešće mogu sakriti u slučaju završetka pri obraćanju, pisanju složenih prezimena. Bez obzira na status primatelja, ispravnije je prijavljivati se imenom i imenom i nadimkom, ako nisu poznati, tada je dopušteno koristiti tradicionalno neutralne konstrukcije: "Dobar dan", "Pozdrav". Ako autor i primatelj pisma žive u različitim vremenskim zonama, dopuštena je sljedeća žalba: "Dobar dan", "Dobar sat".
Cijenite svoje i tuđe vrijeme
Adresa e-pošte trebala bi biti kratka, jasna i bez dosadnih ili nepotrebnih detalja. Ova je kvaliteta osobito važna u slučajevima kada elektronička korespondencija služi kao početak poslovne suradnje, a ne njezin nastavak.
U prvom stavku žalbe autor se mora predstaviti ako dopisivanje prethodno nije vođeno ili je davno prekinuto. Optimalni dizajn za to je tradicionalna fraza: „Zabrinuti ste za Vasilija Kuznjecova, zaposlenika u Business Tradeu. Želio bih nastaviti naš razgovor o razmatranju prijedloga za opskrbu kanala”.
Nadalje, sama ponuda treba biti predstavljena što je moguće jezgrovitije, a kao prošireni izvor informacija uz pismo treba priložiti i komercijalnu ponudu.
Sve cjelovite misli u rečenici treba logično podijeliti na odlomke, unijeti popise, podebljano istaknuti i podcrtati na odgovarajući način, što poboljšava čitateljevu percepciju informacija i smanjuje vrijeme uranjanja u temu. Obično e-pošta rijetko sadrži više od 3-5 odlomaka.
Završna gradnja
Razumno je e-poštu poslovnim ispraćajem završiti u stilu: "S najboljim željama, …", "Iskreno vama, …" itd. Ali s oproštajnim riječima poput "Uvijek tvoje, …", trebali biste biti što oprezniji, jer neformalni ton i pretjerana konvergencija mogu biti dvosmisleni za primatelja.
Potpis mora biti popraćen kontakt podacima. Važno je navesti brojeve telefona, faksa, službenu web stranicu organizacije koju predstavljate, kao i rezervnu adresu e-pošte, jer primatelj adresu kontakta vidi u samom pismu.
Misli koje se pojave u procesu pripreme dokumenta ne bi trebale biti formalizirane u postskriptu. Kao što znate, takav izraz zakašnjelih ideja za pisanje prikladan je samo u osobnoj prepisci. A elektroničko tipkanje omogućuje vam izmjenu tekstualnog sadržaja žalbe u bilo kojem trenutku. Upotrijebite u pismu P. S. primatelj može negativno percipirati, koji ne bez razloga može pomisliti da je adresat odvojio vrijeme da skladno uključi dodatne informacije u pismo i odlučio se ograničiti na brzi postscript.
