Postupak izdavanja naloga za poduzeće utvrđen je uputama za uredski rad. Istodobno, računovodstvo i pohrana tih dokumenata vodi se u posebnoj knjizi registracije naloga koja mora biti prisutna u svakoj organizaciji.
Upute
Korak 1
Stvorite registar narudžbi. U velikim poduzećima to čini zasebni službenik; male tvrtke u te svrhe imenuju odgovornu osobu. Možete koristiti i odobreni obrazac knjige registracije i razvijen neovisno.
Korak 2
Stvorite naslovnicu knjige dnevnika narudžbi. Trebao bi biti izrađen od gustog materijala kako se listovi za narudžbu ne bi naborali tijekom skladištenja. Treba napomenuti da se ti dokumenti moraju čuvati u poduzeću najmanje 5 godina.
3. korak
Na korice napišite naziv tvrtke, naslov knjige i razdoblje. Ovisno o učestalosti izdavanja naloga u organizaciji, dnevnik registracije može se izračunati za mjesec, tromjesečje ili godinu. Na poleđini korica nalaze se podaci o osobi odgovornoj za održavanje i pohranu dokumenta.
4. korak
Odaberite jedan od načina spremanja narudžbi u knjigu registracije. Mogu se zalijepiti u knjigu ili umetnuti vezivom. Druga je opcija poželjnija u slučaju da trebate dobiti jednu od narudžbi i napraviti njezinu kopiju. Sve narudžbe moraju biti poredane kronološkim redoslijedom. Neke tvrtke ostavljaju rezervne brojeve koji će biti potrebni za retroaktivnu obradu narudžbi. Međutim, ova je metoda nezakonita, pa je ne biste trebali zloupotrijebiti.
Korak 5
Razviti uobičajeni obrazac za narudžbe u poduzeću. U pravilu je ovo memorandum u čijem se gornjem dijelu nalaze unaprijed pripremljeni detalji poduzeća: ime, adresa i podaci o registraciji.
Korak 6
Izdajte nalog. Unesite njegov broj i datum sastavljanja. Nakon toga smislite naslov koji bi trebao ukratko odgovoriti na pitanje "o čemu?" Glavni tekst sastoji se od izjave o osnovi naloga i upravnog dijela. Na kraju se stavlja potpis voditelja ili druge ovlaštene osobe.
Korak 7
Nakon toga, nalog se sastavlja u knjizi registracije naloga. Ako dokument utječe na zaposlenike poduzeća, na primjer, formira se komisija, te bi osobe trebale napomenuti da su pročitale nalog i stavile svoj potpis.
