Za računovodstvo, cirkulaciju i pohranu različitih dokumenata, kadrovske službe koriste knjige naloga, odmora, izjave i reference. Dnevnici registracije su dokumenti za internu upotrebu i pohranjuju se u odjelu osoblja u organizaciji, a posebno je imenovana osoba odgovorna za održavanje i pohranu tih dokumenata.
Upute
Korak 1
Koristite obrazac dnevnika naloga koji je odobrilo ministarstvo ili ga sami dizajnirajte. Napravite poklopac od teškog materijala. U središte lista napišite naziv organizacije i naslov knjige. U nastavku navedite datume početka i završetka prijave. Na stražnjoj naslovnici odrazite podatke o osobi odgovornoj za pohranu i ispunjavanje dokumenta: naznačite položaj, prezime i inicijale zaposlenika.
Korak 2
Osigurajte da se stranice ne mogu miješati ili uklanjati iz časopisa. Brojke i čipke stranica knjige. Na posljednju stranicu stavite pečat voska ili mastike, pružite gotov predložak za ovjeru šefu odjela za osoblje ili šefu organizacije. Zabilježite: _ listovi su numerirani, vezani i zapečaćeni u ovom dnevniku. Ravnatelj: _ (potpis, dešifriranje potpisa). Datum: _ (dan, mjesec, godina).
3. korak
Odaberite prikladnu orijentaciju stranice (pejzaž, portret) za bilježenje unosa. Ako želite, rasporedite tablicu koja sadrži sljedeće stupce:
- serijski broj zapisa;
- datum ulaska;
- serijski broj naloga;
- položaj, prezime i inicijali osobe koja je potpisala nalog;
- sažetak naloga.
Ako vam nije ugodno s tabličnim prikazom, vodite evidenciju u slobodnom obliku. Glavno je poštivati redoslijed dodjele brojeva prema datumima odobravanja naloga i odražavati gore navedene podatke u knjizi računovodstva.
4. korak
Snimite unose dnevnika narudžbi plavom, crnom ili ljubičastom tintom. Ne dopustite brisanje, brisanje i brisanje prethodno napravljenih oznaka. Ako trebate unijeti promjene, prekrižite ispravljeni tekst jednim retkom kako biste ga i dalje mogli čitati. U isti stupac ili redak unesite novi ispravan unos. Molimo vas da potpišete i naznačite datum promjene. Ako pogrešku nije moguće ispraviti (na primjer, ako nema slobodnog prostora), stvorite novi zapis u nastavku, a pored zastarjelih podataka potvrdite okvir "zapis nije važeći".
Korak 5
Kad zaustavite bilježenje dnevnika, zabilježite datum isteka dnevnika na prednjoj korici dnevnika.
