Poslovno pismo koristi se u tvrtkama u komunikaciji s partnerima, dobavljačima, zaposlenicima, kupcima. Ovaj dokument igra važnu ulogu u stvaranju pozitivne slike o tvrtki. Stoga je potrebno poslovno pismo sastaviti ispravno, kompetentno, jasno, kao i jednostavno i jednostavno. Trebao bi biti informativan i težiti cilju koji organizacija treba postići od primatelja. Da biste razumjeli što je poslovno pismo, morate pažljivije pogledati njegovu strukturu.
U desni kut poslovnog pisma stavite logotip svoje tvrtke. Ako ga tvrtka nema, napišite naziv organizacije, kao i njezinu pravnu adresu i obvezne podatke, koji se u pravilu nalaze na pečatu. To su TIN, KPP, tekući račun, dopisni račun, BIK i drugi podaci o računu i banci u kojoj je otvoren.
Nakon logotipa i pečata tvrtke, unesite osobne podatke primatelja ako je poslovno pismo poslano određenoj osobi. Kada je dokument adresiran na tvrtku, napišite njegovo ime i adresu mjesta.
Na sredini lista trebali biste napisati žalbu primatelju. Ako je pismo upućeno određenoj osobi, napišite, na primjer, ovako: "Dragi Petre Efremoviču!" Kada se tvrtki pošalje pismo, moguća je sljedeća opcija: "Dragi partneri!" Napominjemo da se prilikom obraćanja adresatu riječi ne mogu skraćivati. Ako je pismo osobno, možete ga napisati ovako: "Dragi Jurij Albertoviču!"
U korpus poslovnog pisma prvo napišite događaje koji su pokrenuli određenu situaciju. Zatim navedite svrhu pisma. Pažljivo razmotrite ovaj dio dokumenta. Jasno, kratko, na dostupnom jeziku, napišite zahtjev, poziv, zahtjev, ponudu, odgovor, čestitku, zahtjev ili drugu svrhu koja vas je ponukala da napišete pismo.
Zatim sažmite poslovno pismo, odnosno napišite rezultat koji želite dobiti od adresata. Ako, na primjer, pozovete svog partnera na prezentaciju robe, trebali biste navesti sljedeće: "Nadamo se da ćete posjetiti izložbu, odabrati pravi proizvod."
U nekim su slučajevima uz poslovno pismo priloženi dokumenti. Ako, primjerice, na izložbu pozovete svog partnera, obavezno predstavite primatelju pozivnicu za ovaj događaj.
Ispravno ispunite svoje poslovno pismo. Općenito je prihvaćeno da trebate napisati riječi: "S poštovanjem …", a zatim naznačiti osobne podatke i kontakte osobe u čije je ime dokument sastavljen.
