Prilikom primanja poruka od poslovnog partnera, mnogi pokušavaju odgovoriti na primljeni zahtjev što je brže moguće, kako ne bi partnera držali na čekanju. I to je točno - u ovom je slučaju vrijeme često važno, što je teško precijeniti. No, bez previše razmišljanja o obliku odgovora, malo ljudi misli da time može nanijeti udarac ugledu tvrtke.
Upute
Korak 1
Za početak pažljivo proučite pitanja navedena u pismu druge ugovorne strane. Pripremite kratki odgovor za svaku stavku, ako ih ima više. Sada nastavite s dizajnom pisma-odgovora na zahtjev. Da biste to učinili, uzmite zaglavlje tvrtke s otisnutim logotipom i podacima o tvrtki. Ako to ne postoji, ručno unesite zaglavlje slova, navodeći u njemu potrebne podatke. Postavljanje detalja u pismo vrlo je vrijedno za vašeg poslovnog partnera. Nudijući ih u svakoj poruci, štedite ga od potrebe da ih svaki put traži u hrpi papira ili računalnih datoteka, kao i od potrebe za zasebnim zahtjevom za detalje ako želi sastaviti novi ugovor ili platiti račun.
Korak 2
U gornji desni kut napišite detalje o adresatu pisma. Ovdje naznačite naziv organizacije, položaj autora zahtjeva i njegovo puno ime. Naprotiv, u lijevom kutu odaberite retke za odlazni broj koji će se dodijeliti dokumentu prilikom registracije i datum. U ovom slučaju naziv dokumenta nije napisan. Započnite odmah obraćanjem po imenu i prezimena, nakon riječi "Draga". U sadržajnom dijelu pisma prve riječi bit će "Kao odgovor na vaše pismo, obavještavamo vas" (zahtjev, zahtjev itd.). Dalje, zapišite po jedan po jedan sve pripremljene odgovore, pridržavajući se sekvencijalne numeracije koja je bila u izvornom pismu.
3. korak
U završnom dijelu izrazite svoj zahtjev, želju ili zahtjeve, sjećajući se da se pridržavate tona poštovanja, poslovnog stila pisanja i budete pismeni. Završite pismo riječima "S poštovanjem" i navedite svoje ime i položaj. Uz to, ovdje napišite svoj telefonski broj za komunikaciju i e-poštu ako želite primiti odgovor ili komentare na ono što je rečeno u pismu.
