Poslovni bonton podrazumijeva ispravnu pripremu pismene korespondencije. A ako su predlošci i zaglavlja poslovnih pisama izrađeni na prilično standardan način, tada se u korespondenciji ne obraća dovoljno pažnje na potpise. Kako bi adresat ispravno dešifrirao vašu poruku, poslovno pismo ima pravnu snagu, potrebno je pravilno i korektno predstaviti službenika na kraju poslovnog pisma.
Upute
Korak 1
Službena pisma trebaju se tiskati na posebnom obrascu koji udovoljava standardu. Na vrhu lista papira trebaju biti trajni elementi: glava slova (puni i skraćeni naziv tvrtke koja šalje, njegova poštanska i pravna adresa, broj telefona i faksa, web stranica), a zatim slijedi glavni tekst, ispod - potpis odgovorne osobe.
Korak 2
Polje za potpis nalazi se u donjem lijevom kutu, neposredno ispod teksta poslovnog pisma. Prije retka za potpis navedite naslov mjesta osobe koja potpisuje pismo i prijepis punog imena. S obzirom na to da se poslovna pisma uvijek sastavljaju na dopisima institucija, u potpisu nemojte naznačiti naziv same organizacije. Na primjer: generalni direktor TV i radio tvrtke, potpis … A. P. Sidorov.
3. korak
Ponekad je potrebno staviti dva ili više potpisa pod poslovna pisma ako je potrebno potvrditi valjanost prvog potpisa ili u posebno važnim dokumentima (pisma o financijskim i kreditnim pitanjima moraju biti ovjerena i potpisom glavnog računovođe poduzeće). Potpise stavljajte strogo jedan ispod drugog u slijedu koji odgovara stažu na položaju - od najvišeg do najnižeg, na primjer: ravnatelj odjela, potpis … P. V. Tropar
Glavni računovođa, potpis … TS Sobanko.
4. korak
Ako pismo mora potpisati nekoliko osoba koje imaju iste / jednake položaje, stavite svoje potpise na istu razinu, na primjer: šef Odjela za financije, potpis … P. O. Ivanov, voditelj ljudskih resursa, potpis … K. O. Petrov.
Korak 5
Ako u vrijeme potpisivanja poslovnog pisma ne postoji službenik za čiji je potpis pripremljeno mjesto na nacrtu obrasca, dokument ima pravo potpisati osoba koja djeluje kao njegov zamjenik. Navedite stvarni položaj osobe čiji će potpis biti u pismu ("v.d." ili "zamjenik") i njegovo prezime. Ne možete potpisati poslovna slova koristeći prijedlog "za" ili kosu crtu ispred položaja.
Korak 6
Sve kopije poslovnih pisama, kako poslane, tako i preostale radi unosa u dosjee organizacija, moraju imati originalne potpise tih službenika. Izvorni potpis na dokumentu (a poslovno pismo je pravni dokument) glavni je način ovjere. Ako na službenom dopisu nema niti jednog potpisa, on nema pravnu snagu.
