Prisutnost pečata na dokumentu ukazuje na njegovu važnost, vjerodostojnost i službeni status. Međutim, tijekom aktivnosti poduzeća, s vremena na vrijeme, postavljaju se pitanja gdje i kakvu vrstu pečata treba staviti.
Prije svega, pravila za postavljanje pečata ovise o vrsti i priboru. Tako se službeni pečat s likom dvoglavog orla stavlja na dokumente državnih institucija. Komercijalne organizacije i individualni poduzetnici ovjeravaju dokumente standardnim okruglim pečatom koji sadrži ime (prezime, ime i prezime), podatke o registraciji i, po želji, logotip tvrtke, dokumente, sklapanje ugovora, izvršenje naloga za plaćanje i čekove, službene pisma, punomoći itd., možete napraviti dodatna: za upite, financijske dokumente, odjel za ljudske resurse. Istodobno, na otisku treba naznačiti njihovu svrhu. Glavni pečat ovjerava potpise prvih osoba - direktora i njihovih zamjenika, a dodatnih - zaposlenika relevantnih službi (računovodstvo, kadrovski odjel itd.). Otisak mora biti postavljen na takav način da djelomično bilježi naslov položaja osobe koja je potpisala dokument, a detalji o potpisu i pečatu su jasno vidljivi. Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje (GSDOU), odobren naredbom SSSR-a Glavarchive 23. svibnja 1988., predviđa popis dokumenata na kojima se stavlja glavni ili službeni pečat. Nema novijeg izdanja, ali što se odnosi na sadašnji trenutak, izgleda ovako: - djela, - punomoći, - ugovori; - zaključci, pregledi; - prijave (za akreditiv; o odbijanju prihvaćanja, potraživanja itd.); - putne potvrde; - uzorci otisaka pečata i potpisa; - pisma; - nalozi za plaćanje, zahtjevi, čekovi, za prijenos valute itd.; - propisi o organizaciji; - registri; - procjene troškova; - sporazumi; itd.); - specifikacije; - naslovni popisi; - certifikati; - povelje organizacija; - stolovi kadrova. Kako bi se isključili mogući nesporazumi pri korištenju pečata, preporučljivo je da poduzeća sama odrede popis dokumenata, kao i popis osoba i uzorci potpisa za koje je potreban pečat. Osim toga, postoje objedinjeni oblici dokumenata s potrebnim "M. P." - mjesto tiska. U takvim slučajevima obično nema pitanja o tome gdje staviti pečat, ali mora se poštivati opće pravilo: otisak mora biti jasan i čitljiv.
