Jedinica za interakciju s medijima nije uvijek inicijalno uključena u organizacijsku strukturu organizacije. Spremnost za rad u medijskom prostoru dolazi s razvojem organizacije. U takvim slučajevima, unajmljeni tiskovni tajnik mora od početka organizirati tiskovnu službu i uspostaviti njezin sustavni rad.
Ako organizacija nikada prije nije radila na polju medija, novozaposleni kustos tiskovne službe mora proći ozbiljnu obuku iz sljedećih područja:
- odabir ključnih zvučnika;
- uspostavljanje rada sa strukturnim jedinicama za pružanje informacija prikladnih za objavljivanje u medijima;
- tehnička opremljenost press službe i prvi medijski plan
Od menadžmenta do medija
Svaka od naznačenih točaka može potrajati znatno vrijeme dok se u potpunosti ne provede. Međutim, ako govorimo o prioritetima, tada bi glavna stvar trebala biti potraga za ključnim govornicima organizacije. Da bi privukli medije i natjerali ih da vide ne samo oglašivača u organizaciji, već i doušnika, bit će potrebno surađivati s vođama organizacije. Među njima - generalni direktor, ured zamjenika, šefovi odjela i odjeli u područjima. Ti bi ljudi trebali jasno razumjeti potrebu za komunikacijom s medijima, razumjeti važnost svakog komentara i sustavnog rada na ovom području općenito.
Često se i najzanimljiviji za medijske aktivnosti govornik osjeća neugodno i posramljeno u komunikaciji s novinarima. Uklanjanje ovih zapreka zadatak je kustosa tiskovne službe. To se može učiniti demonstriranjem dosjea za novinare s primjerima najboljih javnih nastupa već poznatih medijskih ličnosti.
Interni doušnici
Osim menadžmenta, svi šefovi odjela i odjela trebaju biti informirani o medijskim ciljevima i ciljevima tvrtke. Bolje je to učiniti tijekom sljedećeg sastanka, tijekom kojeg bi uprava trebala postaviti zadatak pružanja cjelovitih informacija tiskovnoj službi. Svi članovi tima trebali bi shvatiti da ta odgovornost nije hir tiskovnog tajnika, već nova strateška zadaća upravljanja.
Da biste uspostavili produktivnu interakciju s odjelima, potrebno je, bez čekanja na pružanje informacija, pokušati se uroniti u njihov rad iznutra. Tromjesečni izvještaji odjela, komunikacija s upravom i izravnim izvršiteljima pomoći će u tome. Biti prijatelj sa svima i biti otvoren za nove informacije jedan je od ključeva učinkovitog rada tiskovne službe.
U procesu rada s određenim segmentima tvrtke možda će biti teško pružati informacije kontinuirano. Često je to zbog zapošljavanja specijalista odjela na izravnoj liniji rada. Neproduktivno je prikrivati nezadovoljstvo što kolege informativne zadatke tvrtke smatraju ispod glavnih odgovornosti. Stoga je vrijedno pokrenuti pitanje stvaranja internih propisa za podnošenje informacija s određenom učestalošću. A kako interni korporativni odnosi ne bi patili od toga, tiskovna tajnica trebala bi se izravno obratiti upravi odjeljenja sa zahtjevom za pružanje izravnog pristupa informacijama za njihovu obradu kako zaposlenike odjela ne bi preopteretili radom. Tipično, rukovoditelji pozdravljaju te inicijative.
Prvi korak do publiciteta
Nakon završetka interne pripreme započinje faza dostizanja javne razine. To će zahtijevati proučavanje masovnih medija, koji potencijalno mogu postati medijske platforme za objavljivanje informacija o tvrtki. Ovisno o strateškim ciljevima, tajnik za tisak ne bi se trebao ograničiti na specijalizirane publikacije. Među potencijalne informacijske partnere mogu se sigurno uključiti novinske agencije na lokalnoj, regionalnoj i saveznoj razini, televizija, radio itd.
Ne podcjenjujte platforme koje, iako nemaju status medija, često premašuju svoje informacijske kolege u učinkovitosti. To su blogeri, grupe i zajednice na društvenim mrežama, informativnim stranicama itd.
Neće biti suvišno razmišljati o aktivnosti tvrtke na društvenim mrežama bez posrednika. Nitko se ne može nositi s tim zadatkom bolje od tiskovnog centra koji poznaje rad tvrtke iznutra i izvana.
Paralelno s pripremnim radom, tajnik za tisak morat će sastaviti popis potrebnih tehničkih sredstava za rad. Pored standardnog seta uredskog materijala, ovo je kamera, snimač glasa, tvrdi diskovi za spremanje materijala.
Prvi medijski plan - strategiju objavljivanja tvrtke za blisku budućnost - treba izraditi s očekivanjem da će mediji biti oprezni prema informacijama iz ranije nepoznatog izvora. To u početku može objasniti velik broj publikacija na komercijalnoj osnovi. Pojedinosti o kraju moraju se dogovoriti s višim rukovodstvom.
