Zakazivanje i organizacija radnog vremena važna je komponenta učinkovitog rada na bilo kojem položaju. U slučaju rukovodećeg položaja, važnost preliminarnog planiranja još se više povećava, stoga je potrebno vrlo pažljivo pristupiti ovom pitanju.
Upute
Korak 1
Voditelj može sam planirati svoje vrijeme ili u potpunosti ili djelomično prenijeti ovu funkciju tajniku-pomoćniku. U svakom slučaju ne može se bez interakcije s tajnikom, jer on priprema i organizira sastanke, materijale za sastanke i prima dolazne pozive. Štoviše, tajnik obično drži u glavi sve planove menadžera koji su mu poznati i pokušava ih rasporediti prema radnom vremenu, stoga je vrlo važno odmah obavijestiti tajnika o promjenama u njegovim planovima.
Korak 2
Ali ne biste se trebali oslanjati samo na tajnicu, važno je naučiti kako rasporediti vrijeme na takav način da imate vremena za napraviti sve planirano. Dobar način za to je analizirati svaki sat koji je prošao i saznati točno što je učinjeno i koliko je vremena trebalo. Također je potrebno za sebe istaknuti glavne globalne zadatke i posvetiti većinu svog radnog vremena njihovom rješenju. U svakom slučaju, najvažnije zadatke treba riješiti u prvom redu, budući da je poznato da se 80% tekućih zadataka rješava u prvih 20% radnog dana, a ostatak vremena troši na samo 20% djela.
3. korak
Ne dopustite da vam slučajni događaji pređu raspored. Bolje je unaprijed odrediti neko vrijeme u planovima, to će vam omogućiti da imate veću vjerojatnost da ćete imati vremena za izvršavanje glavnih zadataka. Kada planirate sastanke, događaje, sastanke, konferencije, polazite od stvarnog vremena koje će vam trebati, uzimajući u obzir pripremu, preliminarno upoznavanje s materijalima, spontane rasprave i pitanja. Pokušajte rasporediti takve događaje na vrijeme tako da početak sljedećeg sastanka ne odmara od kraja prethodnog, jer ćete u ovom slučaju često biti prisiljeni ili zakasniti ili zgužvati finale.
4. korak
Dužnosti tajnika često uključuju preliminarno planiranje dana i tjedna, uzimajući u obzir primljene pozive, ponude i pozive. Preporučljivo je na kraju radnog dana razgovarati s tajnikom o njegovoj ideji vašeg rasporeda, čineći ga prilagodbama. Još je bolje to učiniti popodne, kako bi tajnik imao priliku napraviti promjene, uputiti pozive s prijedlogom da se odgodi ovaj ili onaj događaj. Stalni kontakt s tajnikom trebao bi vam postati navika, jer njegov raspored izravno ovisi o vašem, a mnogi događaji zahtijevaju prethodnu pripremu s njegove strane.
Korak 5
Analizirajte protekle radne dane u smislu učinkovite raspodjele vašeg vremena. Možda ćete vidjeti rješenja koja će vam omogućiti više, na primjer, održati nekoliko sastanaka u istom području ili kombinirati neke događaje. U dnevnik zabilježite prošle i planirane događaje.
