Registracija dokumenata postupak je koji se izražava utvrđivanjem vjerodajnica o određenom dokumentu kada se on šalje, prima, stvara. Trenutno se koriste časopisi, kartoni i automatizirani oblici registracije dokumenata.
Interna registracija dokumenata sastavni je dio aktivnosti bilo kojeg državnog ili općinskog tijela, institucije, trgovačke organizacije ili individualnog poduzetnika. U praksi se ovaj postupak svodi na fiksiranje osnovnih podataka o dokumentu u posebnom formatu koji se koristi za internu registraciju.
U ovom slučaju, ne samo da ulazni i odlazni dokumenti obično podliježu internoj registraciji, već i papiri stvoreni u samoj organizaciji (na primjer, ugovori s drugim ugovornim stranama). Odgovornosti za registraciju dokumenata često su dodijeljene tajniku ili službeniku; u velikim organizacijama stvaraju se čitavi odjeli koji optimiziraju taj postupak.
Koji su oblici interne registracije dokumenata?
Najčešći oblik interne registracije dokumenata i dalje je registracija časopisa. U tom se slučaju podaci o dokumentima unose u poseban časopis podijeljen u nekoliko stupaca. Obavezno unesite podatke o datumu primitka, slanja ili izrade dokumenta, zabilježite njegov registracijski broj, ime i kratki opis.
Alternativni obrazac je registracija dokumenata karticom, u kojoj se podaci o svakom dokumentu unose u zasebnu karticu, čija se pravila za popunjavanje unaprijed odobravaju. Konačno, najnaprednijim se oblikom smatra automatizirana registracija dokumenata, koja minimizira papirologiju.
Koji je najprikladniji oblik za organizaciju?
Oblik unutarnje registracije dokumenata može se učinkovito koristiti u malim organizacijama, gdje je jedan stručnjak odgovoran za provedbu relevantnih postupaka. Nedostatak ovog obrasca je što nije moguće da nekoliko zaposlenika istovremeno radi na registraciji dokumenata, pa nije pogodan za velike tvrtke. Uz to, u prisutnosti nekoliko časopisa o registraciji dokumenata (na primjer, u različitim odjelima), često dolazi do zabune s njihovim podacima o registraciji.
Te se nedostatke prevladava korištenjem obrasca interne kartice za registraciju, koji vam omogućuje brzo i učinkovito bilježenje podataka o bilo kojem broju dokumenata. Ako je cilj tvrtke minimalizirati papirologiju, preporučuje se korištenje automatskog obrasca za internu registraciju, koji će zahtijevati specijalizirani softver.
