Kad se nakupi previše dokumenata i oni su na jednoj hrpi, može biti teško dokučiti koji se na što odnosi. Pronaći pravi dokument još je teže. Da biste riješili ovaj problem, morate organizirati svoje dokumente. Opisana metoda prikladna je ne samo za organiziranje dokumenata na papiru, već je sasvim primjenjiva na dokumente u elektroničkom obliku, naravno, uz manje pretpostavke.
Upute
Korak 1
Organiziranje dokumenata jednostavno je, čak i ako ih ima previše. Pregledajte sve dostupne dokumente i napravite popis kategorija po kojima ćete ih sortirati. Utvrdite hoće li na ovom popisu biti potkategorija. Na primjer, u općoj kategoriji ugovora mogu se razlikovati ugovori o opskrbi, pružanju usluga. Među nalozima istaknite općenite naloge koji se odnose na aktivnosti tvrtke i naloge za osoblje.
Korak 2
Kad je popis kategorija potpun, odredite kako i gdje ćete smjestiti dokumente. Dogovorite se s upravom o troškovima kupnje uredskog materijala (mapa, datoteka, naljepnica u boji), jer je razvrstavanje i distribucija dokumenata ugodnije ako ne morate petljati po starim raspadajućim mapama.
3. korak
Razvrstajte dostupne dokumente prema popisu koji ste sastavili. Stavite ih u zasebne hrpe. Ako je potrebno, napišite ih olovkom ili zalijepite naljepnicu (kako se ne biste zbunili tijekom postupka sortiranja).
4. korak
Procijenite hoće li dokumenti jedne kategorije (potkategorije) stati u mapu i podnesite ih. Dokumente je bolje rasporediti prema datumu njihove pripreme. U pravilu se u svakodnevnom radu dokumenti arhiviraju onako kako nastaju, a najnoviji dokumenti na vrhu. Prilikom prijenosa predmeta u arhivu, redoslijed se mijenja (na vrhu je najraniji dokument, na dnu - najkasnije do datuma izrade).
Korak 5
Ako u istu mapu podnosite dokumente različitih godina, vizualno odvojite jednu godinu od druge naljepnicom u boji ili većim listom. Takve oznake znatno olakšavaju pronalazak željenog dokumenta u budućnosti.
Korak 6
Izradite prilog za sljedeći dokument.
Korak 7
Ako je potrebno, sastavite registar svih mapa s dokumentima, naznačujući sadržaj svake mape, datum njenog stvaranja i kraj održavanja, mjesto pohrane itd. Mape rasporedite tako da ih je prikladno koristiti i ne morate se do njih "probijati" kroz tonu otpadnog papira.
