U bilo kojoj organizaciji, čak i maloj, izdaje se i pohranjuje mnogo različitih naloga i naloga. Ako su svi oni registrirani i prijavljeni u jednu stvar, tada će prije ili kasnije dovesti do zabune. A predstavnici inspekcijskih tijela vjerojatno neće odobriti takvo vođenje evidencije.
Upute
Korak 1
Da biste pravilno podijelili naloge izdane u poduzeću, morate se voditi sljedećim dokumentima:
- odobrio Rosarkhiv "Popis tipičnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacije, naznačujući vrijeme skladištenja";
- upute za rad u uredu (izradilo upravno tijelo).
Na temelju tih dokumenata treba razviti nomenklaturu slučajeva u svakom poduzeću. Na temelju njega dijele se naredbe, upute i drugi dokumenti.
Ovisno o veličini poduzeća i njegovoj strukturi, razvijena nomenklatura predmeta može se podijeliti u odjele s naznakom slovnog koda ili može biti općenita.
U svakom slučaju, sve se narudžbe u poduzeću uvjetno dijele na naloge za glavne i gospodarske djelatnosti i naloge za osoblje.
Korak 2
Naloge za glavne i gospodarske djelatnosti, u pravilu, čuva tajnik (osim ako nije drugačije određeno posebnim nalogom). Također je odgovoran za registraciju, pohranu i arhiviranje tih naloga.
Dokumenti se razlikuju u pogledu vremena čuvanja. Nalozi za glavnu djelatnost poduzeća (za organizacijsku strukturu, za odobrenje stola osoblja, za uvođenje promjena u njega, itd.) Imaju linije za skladištenje - stalno. Na kraju kalendarske godine predaju se u arhivu poduzeća.
Nalozi o ekonomskim i operativnim pitanjima čuvaju se 5 godina. Oni su uzastopno numerirani bez slova. Ako je obujam izdanih u poduzeću velik, tijekom godine oni se dijele na količine. Nakon isteka razdoblja skladištenja, uništavaju se registracijom odgovarajućeg akta.
3. korak
Nalozi za osoblje sastavljaju se i čuvaju u odjelu za upravljanje osobljem poduzeća. Također se razlikuju u roku trajanja.
Zaseban slučaj su naredbe za prijem, otpuštanje i prijenos s rokom čuvanja od 75 godina. Ovdje se podnose i nalozi za promjenu prezimena, dugoročno službeno putovanje, dugoročni privremeni premještaj zaposlenika itd. Ti su dokumenti registrirani u časopisu, imaju kontinuirano numeriranje i slovo (najčešće "ls", "k"). Na kraju godine takve se narudžbe šivaju u jednu mapu zajedno s evidencijskim registrom i predaju u arhivu.
4. korak
Nalozi za godišnji odmor (redoviti, bez plaćanja itd.), Kratkoročna službena putovanja i transferi sastavljaju se u posebnoj datoteci, čuvaju se 5 godina. Broju narudžbi dodaje se slovo (na primjer, "o" ili kod odjela).
Narudžbe za prikupljanje imaju isto razdoblje čuvanja. Međutim, preporuča se pohraniti ih odvojeno, kao popraćeni su materijalima za analizu (objašnjenja, zapisnici, obavijesti i odluke sindikalnog odbora itd.).
Po isteku razdoblja skladištenja, ove se narudžbe uništavaju.
Korak 5
Također se preporučuje čuvanje naloga za promociju odvojeno (razdoblje skladištenja - 75 godina). U odvojenom slučaju podnose se nalozi za napredovanje vlastitog poduzeća i nadređenog. Predmet se podnosi u arhivu onako kako je formiran.
