Nalog je dokument od velike praktične važnosti. Ukazuje na neke specifične radnje: zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika, disciplinske mjere, potrebu za uvođenjem nove tehnologije i još mnogo toga. Službenik mora osigurati pohranu ove vrste dokumenata i mogućnost brzog pronalaska pravog. Za to se svakoj narudžbi dodjeljuje jedinstveni identifikacijski broj.
Potrebno
- - narudžbe;
- - dnevnik;
- - upute o vođenju kadrovskih evidencija;
- - 2 ili 3 mape.
Upute
Korak 1
Obrazac za registraciju narudžbi nije strogo reguliran zakonom. Postoji standardna uputa koju je Rosarkhiv objavio 27. studenog 2000. godine, koja kaže da bi se numeriranje naloga od strane osoblja i glavnih aktivnosti trebalo provoditi odvojeno unutar kalendarske godine. Ako radite u maloj firmi, u kojoj tajnik obavlja i poslove referenta, pokrenite 3 mape i 3 dnevnika za registraciju.
Korak 2
Sastavite upute za rad u uredu. Može se sastojati od samo nekoliko predmeta. Navedite koje narudžbe treba čuvati 5 godina, a koje 75. Napišite u koje se nizove dijele nalozi za vaše poduzeće i kako ste ih odlučili odrediti. Nalozi za glavnu djelatnost obično se numeriraju rednim brojem, a nalozi osoblja - brojem i slovom. Na primjer, broj može izgledati poput "Narudžba br. 2-l / s" ili "Narudžba br. 2-k". Razmislite o različitim oznakama za dokumente s različitim vijekom trajanja. Na primjer, kratkoročno se može označiti kao osoblje, a dugoročno - kao osoblje.
3. korak
Podijelite narudžbe osoblja na 2 dijela prema vijeku trajanja. Dokumenti o pružanju redovnog ili obrazovnog dopusta, kratkotrajnog službenog putovanja, poticaja i disciplinskih sankcija čuvaju se 5 godina. Podnesite naloge za zapošljavanje, premještaj, otkaz, duga službena putovanja i duge odmore u drugu mapu. Na naslovnice registratora napišite naziv mape i datum isteka. Odvojeno ispunite narudžbe za glavnu djelatnost
4. korak
U velikim tvrtkama naloge izdaju različite službe. Dokumentaciju za glavnu djelatnost u pravilu čuva tajnik, a za osoblje - kadrovski odjel. Sukladno tome, svaka ima svoju mapu i svoje knjigovodstvene knjige. HR stručnjaku dovoljno je pokrenuti 2 knjige i 2 mape, dijeleći dokumente prema rokovima čuvanja. Međutim, s vrlo velikim protokom dokumenata, svaka se mapa često dijeli prema vrstama naloga. Ako je vaše poduzeće usvojilo zasebni sustav za pohranu, i dalje numerirajte narudžbe redom u zajedničkom nizu i registrirajte ih u jednom dnevniku.
Korak 5
Nalozi za glavnu djelatnost mogu se odnositi ne samo na cijelu tvrtku, već i na pojedinačne odjele. Razviti kod za svaki odjel ili odjel. To može biti slovo ili broj. Ne zaboravite da bi se određivanje naloga za glavnu djelatnost trebalo razlikovati od onoga što je prihvaćeno u upravljanju kadrovskim evidencijama vaše tvrtke. U ovom slučaju, numeriranje se uklapa u opći niz "glavne aktivnosti".
