U velikim organizacijama većina posjetitelja obično dobiva potrebne informacije od tajništva. Kakav će dojam komunikacije ostaviti pomoćnik upravitelja? Hoće li klijent željeti ponovno nazvati? Hoće li zainteresirana osoba dobiti iscrpne odgovore na svoja pitanja? Da biste bili sigurni u pozitivne osobine tajnice, morate se odgovorno pripremiti za prvi sastanak i kompetentno organizirati i obaviti razgovor.
Upute
Korak 1
Tajnica je zaštitno lice tvrtke. Prije svega, procijenite izgled podnositelja zahtjeva. Uostalom, ne kažu uzalud da ih dočekuje odjeća, ali ih prati njihova pamet. Koliko uredno i ljubazno izgleda tajnica, uvelike može doći do dobivanja potrebnog ugovora ili pregovora o predstojećim pregovorima. Ako imate vlastitu „sliku“, pokušajte poslušati svoju intuiciju. Ako odobravate na mjestu osobe koja vam uzrokuje unutarnje proturječnosti, tada će vjerojatno biti teško surađivati s njom, jer tajnica nije samo zaštitno lice tvrtke, već i desna ruka menadžera. Međutim, nemojte odmah odobriti nekoga tko će vam ugoditi svijetlim, lijepim izgledom. Lijepa slika može brzo postati dosadna, a papiri će ostati nesastavljeni.
Korak 2
Tijekom razgovora pažljivo slušajte: tajnica će komunicirati s klijentima, voditi telefonske razgovore i sastavljati pisma. Njegov bi govor trebao biti kompetentan, završeci dosljedni i ton dobrodušan. Obratite posebnu pozornost na prisutnost takozvanih parazitskih riječi u govoru. Ako je monolog podnositelja zahtjeva prepun nepotrebnog "tako da znači", "takoreći", "ovaj", "dobro", onda vjerojatno nećete postići odsustvo ovih izraza u poslovnom okruženju. Upotreba žargona i žargona smatra se neprihvatljivom, osim ako sami dopustite da razgovor pođe neformalnim tijekom.
3. korak
Zamolite tajnicu da utipka diktat. Dakle, provjeravate tri važne osobine odjednom: brzinu ispisa, pismenost i vještine osobnog računala. Namjerno čine stilske pogreške i promatraju reakciju podnositelja zahtjeva. Ako pristojno savjetuje najprikladniji način sastavljanja fraze, označite to sebi "plus".
4. korak
Pažljivo proučite životopis tajnice. Obratite pažnju na prethodne poslove, pitajte podnositelja zahtjeva o razlozima odlaska. Pristojna i pametna osoba nikada neće nepristrano govoriti o bivšem vođi, "bacati blato" na tim ili govoriti o vlastitim pogreškama. Najprihvatljiviji odgovor koji možete čuti je neusklađenost očekivanja plaće. Istaknite ključne riječi u tekstu životopisa i u priči sugovornika: točnost, urednost, otpornost na stres, društvenost, pristojnost. Imajte na umu da je tajnica često poveznica između različitih odjela organizacije; i raspoloženje upravitelja i udobnost, prijateljska atmosfera i red u cijelom uredu mogu ovisiti o njegovim profesionalnim i osobnim kvalitetama.
