Osobne datoteke mogu se stvoriti za svakog zaposlenika koji radi u poduzeću. No, posebna pažnja posvećuje se izvršenju takvih dokumenata u odnosu na čelnike i vodeće stručnjake organizacije. Kako bismo ispravno i u potrebnom opsegu odrazili potrebne podatke o osobi kao zaposleniku, vrijedi ispuniti niz zahtjeva za sastavljanjem osobnog spisa za svaku od njih.
Upute
Korak 1
Članak 85. Zakona o radu Ruske Federacije definira koncept "osobnih podataka zaposlenika". A prema ovoj odredbi potrebno je ispuniti osobni dosje za svakog zaposlenika. Započnite ga odmah nakon izdavanja naloga za prijem osobe na to mjesto. Glavni zahtjev za dizajn ovog dokumenta je popunjavanje kronološkim redoslijedom. Odnosno, svi se papiri moraju predati čim postanu dostupni.
Korak 2
Popis dokumenata koji moraju biti prisutni u svakom osobnom spisu definiran je u stavku 5. Dekreta predsjednika Ruske Federacije od 6.06.1998. Br. 640. Uključuje: interni popis dokumenata, upitnik zaposlenika, životopis, kopije obrazovnih dokumenata i osobnih iskaznica, potvrde koje potvrđuju promjene u različitim osobnim podacima osobe (to mogu biti kopije vjenčanih listova, dobivanje TIN-a, osiguranje svjedodžba, rođenje djece i drugi) i ugovor o radu. Nužno je da osobni dosje sadrži kopije svih naloga koji se odnose na razne sastanke, poticaje, službena putovanja, odmore, podatke o ovjeri, karakteristike itd. I, naravno, u svakom osobnom dosjeu trebao bi postojati plan za rast osobe u karijeri. Ako je potrebno pojašnjenje bilo kojeg od ovih dokumenata, to se bilježi u dodatnom retku "Napomena".
3. korak
Po primitku bilo koje vrste dokumenata iz niza onih koji će biti pohranjeni u osobni spis, sastavlja se popis. Pomaže u vođenju jednostavnije evidencije podataka o zaposlenicima. Sastavljač ga mora potpisati, naznačujući njegov položaj, dešifrirajući njegov potpis i stavljajući datum. Kada je osobni spis zatvoren, podnosi se zahtjev zaposlenika za otkaz ili dokumenti koji opravdavaju potrebu za otkazom, kopija naloga.
