Vođenje posebne dokumentacije sastavni je dio kadrovskog odjela poduzeća. Istodobno je osobni dosje obvezan za svakog zaposlenika. U budućnosti se osobne datoteke arhiviraju u posebne mape.
Potrebno
- - osobni dokumenti zaposlenika;
- - popis dokumenata;
- - mapa za osobnu datoteku.
Upute
Korak 1
Počnite s registracijom osobne datoteke za zaposlenika odmah nakon primanja. Ne postoji jedinstveni obrazac za podnošenje predmeta, pa ga možete sami razviti. Stvorite kopije putovnice zaposlenika, potvrde o mirovinskom osiguranju, TIN potvrde i drugih osobnih dokumenata, ako je potrebno, poput medicinske potvrde i vozačke dozvole.
Korak 2
Dizajnirajte naslovnicu za svoju osobnu datoteku. Navedite naziv svoje organizacije u skladu s osnivačkim dokumentima, stavite serijski broj predmeta i datum njegove pripreme. Također možete napisati trajanje ugovora o radu sa zaposlenikom. Ostavite prostor za bilješke o otkazu, premještaju itd. U središte naslovnice stavite prezime, ime i prezime zaposlenika u cijelosti, njegov položaj.
3. korak
Prva stranica osobnog spisa trebala bi sadržavati popis dostupnih dokumenata zaposlenika. Popis je najbolje sastaviti u elektroničkom obliku. Obavezno navedite ime ovlaštenog zaposlenika i datum popisa. Podaci o dostupnim dokumentima mogu se staviti u obliku tablice, bilježeći broj svakog od njih i praveći potrebne bilješke. Na dnu inventara trebaju biti potpisi sastavljača i zaposlenika za kojeg se sastavlja osobni spis. Nakon popisa priložite kopije postojećih dokumenata. Slijede svi papiri koji se odnose na tijek rada, na primjer, nalog za odmor, dogovori o promjenama ugovora o radu itd.
4. korak
Pošaljite svoju osobnu datoteku u mapu za arhivu. Te bi dokumente trebao čuvati stručni kadar ili direktor tvrtke s ograničenim pristupom podacima. Zaposlenici mogu dobiti bilo koji od dokumenata u osobnom dosjeu u dogovoru s upraviteljem i na osobnoj potvrdi. Kada se zaposlenik otpusti ili premjesti, osobni dosje se prenosi u posebnu arhivu o bivšim zaposlenicima tvrtke.
