Za održavanje osobnih podataka zaposlenika, neki poslodavci koriste takozvane osobne datoteke. Prema članku 85. Zakona o radu, osoblje mora primati, čuvati i kombinirati podatke o svakom zaposleniku. U tu svrhu preporučljivo je koristiti takve osobne datoteke. Koji je redoslijed njihove registracije?
Upute
Korak 1
Prvo, treba razjasniti da upravljanje osobnim datotekama nije obvezan dokument za organizacije, ali ako se odlučite koristiti ga, morat ćete se voditi pravilima uredskog rada.
Korak 2
Kada se zaposlenik zaposli, rukovoditelj izdaje nalog (uputu) u obrascu br. T-1. Na temelju ovog dokumenta generirajte osobnu iskaznicu za novog zaposlenika (obrazac br. T-2).
3. korak
Za popunjavanje ovog obrasca trebat će vam sljedeći dokumenti: putovnica, radna knjižica, potvrda o registraciji (TIN), potvrda o osiguranju, vojna iskaznica (ako postoji), potvrda ili diploma i drugi dokumenti, na primjer za vozača - vozačka dozvola, za kuhare - medicinska knjiga itd.
4. korak
Uzmite kopije svih gore navedenih dokumenata i predajte ih u osobni spis kronološkim redoslijedom. Ova se arhiva pohranjuje u odjelu za osoblje ili u računovodstvu, sve promjene vrše samo odgovorne osobe. Ali imajte na umu da radna knjižica nije uključena u osobnu datoteku, ona mora biti pohranjena odvojeno u sefu ili pod ključem. Odgovorne osobe za sigurnost ovih dokumenata imenuju se posebnim nalogom.
Korak 5
Navedite sve dokumente u inventaru, unesite promjene u poseban stupac "Prilozi". Sadrži i serijske brojeve dokumenata, broj listova svakog od njih i datum primitka.
Korak 6
Neki od dokumenata iz osobnog dosjea su upitnik, autobiografija, pisana objašnjenja i bilo kakve izjave. Imajte na umu da se arhiva ne prenosi na samog zaposlenika, pa čak i ako je potrebno, zaposlenik može pogledati osobni spis samo u nazočnosti odgovorne osobe.
7. korak
Nakon formiranja slučaja, popunite naslovnu stranicu. Da biste to učinili, u središte u sredini napišite serijski broj ove arhive, naziv organizacije, položaj zaposlenika, kao i njegovo puno ime.
