Kojom god se vrstom aktivnosti organizacija bavila, tijekom svog života ona stvara značajne količine dokumentacije koja se mora sačuvati. Što je veća tvrtka i što je širi opseg njezinih aktivnosti, to je veća količina akumuliranih dokumenata. Prirodno, prije ili kasnije postavlja se pitanje sortiranja i uništavanja nebitne dokumentacije. Ostaje utvrditi što se može uništiti, a što još treba sačuvati.
Upute
Korak 1
Kako bi se sistematizirala dokumentacija, za svaki dokument koji je primljen na čuvanje potrebno je odrediti razdoblje čuvanja, nakon čega se dokument može uništiti bez rizika po organizaciju.
Upotrijebite odobreni popis dokumenata za koje je Rosarchiv odredio razdoblje čuvanja. Glavni dokument kojim se treba voditi pri sistematizaciji ove vrste dokumentacije je "Popis tipičnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacija, koji navode vrijeme skladištenja" (odobrio Rosarchiv 06.10.2000.)
Korak 2
Također proučite kontrolne liste odjela kojima ćete trebati pribjeći ako vaša organizacija potpada pod kvalifikacije odjela (na primjer, postoje kontrolni popisi za vojne odjele, bankarske odjele itd.). Za najčešće tipove organizacija također su formirani popisi dokumentacije (na primjer, za dionička društva).
3. korak
Određeni broj dokumenata podložan je skladištenju u skladu sa njihovim specifičnostima, na primjer, porezna se dokumentacija mora čuvati najmanje 4 godine, a financijski izvještaji najmanje 5 godina.
4. korak
Korištenje popisa najprikladniji je način organiziranja dokumenata, jer postoji jasno razdoblje čuvanja za svaku vrstu dokumentacije. Međutim, ne mogu se svi dokumenti kategorizirati na popise. Za neke dokumente razdoblje čuvanja trebala bi odrediti sama organizacija.
U tu svrhu organizacija, odgovarajućim nalogom, stvara stručno povjerenstvo, koje redovito ispituje vrijednost dokumenata, određuje rokove čuvanja i uništava dokumente kojima je rok čuvanja istekao ili nije potreban. Važno je da komisija uključuje ljude koji mogu izračunati relevantnost dokumenta i vjerojatne rizike od njegovog gubitka.
