Uobičajeno je da se konferencija naziva proširenim sastankom na kojem sudjeluju predstavnici nekoliko organizacija. Konferencije mogu biti odjelne, sektorske, regionalne, međuregionalne i međunarodne. Oni raspravljaju o raznim, ali tematski povezanim problemima. U nekim slučajevima odluka konferencije određuje strategiju razvoja organizacije. Svaka obrazovana osoba može održati takav događaj, ali moraju se uzeti u obzir neka razmatranja.
Potrebno
- - popis sudionika;
- - sažetak govora;
- - vizualni materijali;
- - tehnička sredstva.
Upute
Korak 1
Napravite popis sudionika. Govornici su obično obaviješteni o predstojećoj konferenciji unaprijed, moraju potvrditi svoj pristanak i obavijestiti temu izvještaja. Ponekad uvjeti zahtijevaju davanje tekstova izvještaja ili barem sažetka. Pogledajte materijale.
Korak 2
Odlučite se o pravilima. Ovisi o tome koliko će konferencija trajati, o broju govornika, kao i o oblicima rada. Jesu li predviđene samo plenarne sjednice ili će se dio posla održavati u odjeljcima? U drugoj se opciji može dodijeliti više vremena za izvješća.
3. korak
Svakako odvojite vrijeme za ko-prezentacije i odgovaranje na pitanja. Odlučite o obliku pitanja. Sudionici ih mogu pitati usmeno, odmah nakon prezentacije. Tada biste se trebali pobrinuti za dodatne mikrofone. Pitanja se mogu predati i u pisanom obliku, a zatim trebate razmisliti o mjestu na koje će slušatelji staviti bilješke. Neka pitanja možete pripremiti unaprijed.
4. korak
Napravite dnevni red. Redoslijed govora može biti različit, to ovisi o temi, ali u svakom je slučaju na početku konferencije bolje razgovarati o općim pitanjima, a zatim prijeći na pojedinosti. Nakon svakih jedan i pol do dva sata rada, osigurajte kratku pauzu (dobro je organizirati pauzu za kavu), a u sredini - dugu pauzu, tijekom koje se sudionici mogu opustiti i ručati. Ako je konferencija kratka (na primjer, reizbor), duge pauze nisu potrebne.
Korak 5
Provjerite stanje tehničkih sredstava. Provjerite računalo i video uređaj. Pitajte izlagače koja oprema im treba i koji bi programi trebali biti tamo. Zamolite izlagače da pruže vizualne slike prije konferencije. Vrlo je dobro ako osoba koja radi s računalom ima popis kada održati koju prezentaciju. Prije konferencije provjerite jesu li stigli svi govornici i postoje li promjene u temi.
Korak 6
Razmislite o svojoj uvodnoj riječi. Morate uputiti nekoliko riječi dobrodošlice sudionicima, objasniti kojem je događaju konferencija posvećena, postupak, pravila. Prije početka izvještajne i izborne konferencije dajte riječ predsjedniku povjerenstva za brojanje koji mora reći koliko je delegata trebalo i koliko ih je prisutno. Ako nedostaje malo, predložite početak događaja. Ponekad je prikladno u ovom trenutku otpjevati himnu države ili međunarodne organizacije. Ponudite da odaberete predsjednika, tajnika, brojilo i uredničko povjerenstvo. U mnogim se slučajevima popisi mogu pripremiti unaprijed. Nadalje, događaj može voditi predsjedavajući koji najavljuje nacrt dnevnog reda (bolje ga je otkucati i ispisati prije početka). Prvo se usvaja nacrt, zatim se na njega unose izmjene i dopune, nakon čega se dnevni red odobrava u cjelini.
7. korak
Tijekom konferencije, izlagač, bez obzira je li predsjedavajući ili ne, mora stalno biti u sobi. On je taj koji odlučuje o organizacijskim pitanjima onako kako se pojave. Ako ipak trebate otići, povjerite svoje odgovornosti nekome od istomišljenika.
Korak 8
Konferencija obično završava usvajanjem neke vrste odluke. Predsjedatelj čita tekst nacrta, publika unosi izmjene i dopune, uredništvo ih uvodi, nakon čega se odluka odobrava.
