Tvrtke koje organiziraju konferencije žele postići različite ciljeve. Nekima je ovo glavni poslovni proces, netko se pozicionira kao industrijski lider i konferencija mu može osigurati taj status. Neki konferenciju vide kao važan dio tradicije tvrtke. Istodobno, niti jedan organizator ne želi pokvariti vlastitu konferenciju, kao ni da se ona odvije u dosadnoj atmosferi i okupi mali broj sudionika.
Upute
Korak 1
Zapišite viziju i koncept konferencije na papir. Stvorite kratki opis događaja kao poziv na suradnju.
Korak 2
Formirajte organizacijski odbor u kojem bi se trebala ogledati sljedeća područja: administracija (odaberite šefa organizacijskog odbora), program, oglašavanje, marketing, rad s partnerima, organizacijska pitanja, logistika i financije, prodaja i rad sa sudionicima.
3. korak
Pripremite dokument koji jasno pokazuje do kada se mogu postići određeni rezultati. Također, ovaj bi dokument trebao odražavati u kojim smjerovima treba postići ove rezultate.
4. korak
Napravite popis željenih govornika i načelno se dogovorite.
Korak 5
Razvijte statuse za svoje partnere. Navedite sve potencijalne partnere i postignite njihov načelni dogovor.
Korak 6
Napravite popis potencijalnih sudionika i počnite slati pozivnice.
Korak 7
Pronađite konferencijsku sobu.
Korak 8
Provedite sastanak s osobom koja će biti odgovorna za vođenje registracije.
Korak 9
Napišite priopćenje za tisak (posebna informativna poruka koja će sadržavati vijesti o ovoj organizaciji, spominjući saučesništvo stručnjaka, partnera, mjesta).
Korak 10
Pripremite natpise, videozapise, intervjue, predloške za prezentacije, audio snimke za mogućnost naknadnog objavljivanja na Internetu na otvorenim resursima.
11. korak
Jednom svaka dva tjedna pošaljite bilten registriranim sudionicima s relevantnim informacijama o tome koliko je program nadopunjen stručnjacima i koje su se promjene ili novi događaji dogodili. Pružite ljudima priliku da prate pripreme za događaj, pozovite druge zainteresirane ljude kao partnere, zamolite ih da šire svoje informacije o predstojećem događaju.
