Konferencija u bilo kojoj organizaciji izuzetno je važan događaj. Zahtijeva pažljivu pripremu i besprijekornu provedbu. Svaka nijansa može pokvariti dojam o vašoj tvrtki. Postoje osnovna načela koja treba razmotriti kako bi se organizirala uspješna konferencija.
Potrebno
Papir, internet, novac
Upute
Korak 1
Postavite sebi jasan cilj. Zašto vam je potrebna ova konferencija? Što u konačnici želite dobiti? Konferencija može biti usmjerena na pružanje tvrtki pouzdanih poslovnih kontakata, poboljšanje imidža, pronalaženje investitora itd. Ovisno o tome odabire se određeni smjer kojeg se treba pridržavati tijekom cijelog postupka pripreme i održavanja događaja. Zapamtite da cilj mora biti dostižan, mjerljiv i s karakteristikama u stvarnom vremenu.
Korak 2
Dajte naziv događaju. Ako to nije prvi put, ne zaboravite navesti numeriranje. Ime bi trebalo biti svijetlo, dopadljivo, intrigantno. Vaša bi ciljna publika trebala biti zainteresirana za konferenciju.
3. korak
Definirajte jasnu ciljnu publiku. Čak i savršeno pripremljena i organizirana konferencija možda neće imati učinka ako na nju pozovete pogrešne ljude. Zapitajte se tko bi trebao govoriti, čije mišljenje treba čuti, kako ovaj događaj može biti zanimljiv gostima. Pokušajte odrediti gdje i kako najbolje komunicirati sa svojom potencijalnom ciljnom publikom, što utječe na prave ljude da donose odluke o sudjelovanju u događaju koji organizirate.
4. korak
Odlučite o vremenu i mjestu održavanja konferencije. Većina konferencija održava se radnim danom (osim petka), osim ako nije planiran duži događaj. Mjesto u velikoj mjeri određuje cjelokupno mišljenje o događaju u cjelini. Odnos gostiju prema konferenciji formira se čak i kada samo traže konferencijsku sobu ili hotel. Stoga opišite put što detaljnije, postavite znakove ako je moguće.
Korak 5
Najavite konferenciju. Odaberite medije o kojima vaša ciljana publika najčešće govori. U njih smjestite oglase ili članke o predstojećem događaju. Pošaljite pozivnice svim gostima koji vas zanimaju. Hoće li to biti bilten ili šareni bilten, to ovisi o vama. U pozivnici navedite mjesto, vrijeme, naziv i smjer konferencije.
Korak 6
Okupite odbor koji će razmotriti sve odgovore na vaš prijedlog i odabrati najzanimljivije i najrelevantnije prijedloge. Nakon toga bit će moguće započeti s oblikovanjem programa događaja.
Korak 7
Podijelite odgovornosti unutar tima. Netko je odgovoran za komunikaciju s gostima, netko odlučuje o svim pitanjima s medijima, netko vodi događaj itd. Osigurajte dodatne materijale za govornike svim sudionicima konferencije. Obavezno provjerite svu opremu prije događaja.
Korak 8
Ako utvrdite da vam ponestaje vremena, postavite vremensko ograničenje za svaku prezentaciju i za broj pitanja. Zamolite publiku da postavi govornicima dodatna pitanja nakon događaja.
