U procesu rada, šefovi organizacija moraju voditi evidenciju. To uključuje računovodstvo osoblja, računovodstvo i porez. Lako je shvatiti da to podrazumijeva prilično veliku količinu vrijednosnih papira i, sukladno tome, informacija. Da bi se izbjegla zabuna u podacima, potrebno je pravilno planirati održavanje dokumentacije.
Upute
Korak 1
Ako je organizacija velika, poželjno je zaposliti zaposlenika za svaku stranicu. Recimo da je jedan zaposlenik potreban za evidentiranje dokumenata o osoblju, drugi ili čak nekoliko njih za računovodstvo. U opisu posla jasno navedite odgovornosti svake osobe koja radi u vašoj državi. Prije svega, uključite klauzulu o načinu vođenja evidencije.
Korak 2
Ako želite uštedjeti novac, možete sami čuvati dokumentaciju. Za evidenciju osoblja kupite nekoliko mapa i bilježnicu. Za grupiranje dokumenata bit će potrebne mape. Na primjer, možete napraviti mapu za zaposlenike koji trenutno rade u organizaciji; za arhivu je potrebna druga mapa. Da biste lakše pronašli informacije, zapišite ih u bilježnicu. Recimo da su zaposlili zaposlenika. U bilježnicu zapišite kratke podatke o njemu, navedite i mapu u kojoj možete pronaći detaljnije podatke.
3. korak
Obavezno pratite ažurirane dokumente. Za svakog zaposlenika morate izdati osobnu iskaznicu, ovdje unijeti sve podatke o radu. Na primjer, zaposlenik je otišao na godišnji odmor, te podatke upišite na karticu. Također morate ispunjavati radni sat mjesečno.
4. korak
Računovodstvo je složenije i dugotrajnije. Za njegovo provođenje potrebno je posebno znanje. Obavezno slijedite promjene u zakonodavstvu. Dokumenti moraju biti u mapama ("Ugovori", "Banka", "Blagajna", "Izdane fakture", "Primljene fakture", "Izvještaji unaprijed" itd.). Svi dokumenti trebaju biti poredani kronološkim redoslijedom. Morat ćete numerirati, spojiti i ovjeriti neke arhive pečatom i potpisom. Takvi dokumenti uključuju blagajnu, knjigu prodaje, kupnje i druge.
