Organiziranje konferencije zahtijeva pažljivu pripremu. Podjelom ovog postupka u faze možete smanjiti troškove rada na visokoj razini događaja.
Potrebno
Računalo s pristupom Internetu i programima pomoći za grad, telefon
Upute
Korak 1
Odlučite o temi konferencije, broju potencijalnih sudionika, vremenu i predavačima. Pregovarajte s predavačima kako biste dobili pristanak za govor.
Korak 2
Na temelju teme i planiranog broja sudionika potrebno je odabrati opcije za mjesta konferencije. To mogu biti domovi kulture, konferencijske dvorane hotela, restorana, rekreacijskih centara i još mnogo toga. Izbor se vrši pretraživanjem na Internetu i raznim gradskim imenicima, na temelju dobivenih podataka formira se tablica potencijalnih mjesta, naznačujući ime, adresu, telefonski broj, broj mjesta, cijenu i dostupnost potrebna oprema (na primjer, projektor, platno, mikrofon).
3. korak
Nazovite rezultirajuću bazu podataka potencijalnih mjesta i pojasnite, ako je moguće, u željene dane, troškove najma, dostupnost dodatnih usluga (na primjer, organiziranje švedskog stola). Kao rezultat toga, odaberite mjesto i datum.
4. korak
Razvijte korporativni stil konferencije (simbol, slogan, boje itd.) I odlučite se za potrebne proizvode (marke s bilježnicama, olovke, pozivnice, majice i još mnogo toga). Naručite proizvode za događaj u suvenirnicama. Također formirajte planirani program.
Korak 5
Pošaljite pozivnice potencijalnim sudionicima na dopisima e-poštom ili pomoću nestandardnog rješenja pomoću kurira / pošte (na primjer, na konferenciju o cvjećarstvu u obliku cvijeta izrađenog od tkanine na dizajnerskom kartonu).
Korak 6
Prijava sudionika, detalji programa, pomoć u transferu i odabiru smještaja (ako je potrebno). Suradnja s kooperantima za organizaciju švedskog stola, fotografiranje i još mnogo toga.
Korak 7
Uoči događaja provjerite spremnost dvorane - oprema, suveniri, organizacija švedskog stola i još mnogo toga.
Korak 8
Tijekom događaja potrebno je koordinirati rad kooperanata: promotora, ugostiteljskih službi, fotografa i još mnogo toga.
Korak 9
Nakon konferencije pošaljite e-poruku na zahvalnicu za sudjelovanje u događaju, možete zatražiti povratne informacije.
