Sastanak je sastanak uskog kruga ovlaštenih predstavnika, vodećih stručnjaka, radne skupine posvećene rješavanju svih hitnih pitanja. Ovo je minijaturni sastanak, pa sastanak ima svog predsjednika - osobu koja će ga voditi.
Upute
Korak 1
Sastanak se može održati na planirani način s odobrenom pravilnošću ili biti spontan, okupljen radi rješavanja nagomilanih tekućih problema ili viših okolnosti farse. U svakom slučaju, sastankom predsjeda službenik službeno imenovan na ovo mjesto. Zapravo se sastanak održava kako bi se stručnjacima pružila prilika da izraze svoje mišljenje o određenom pitanju i donesu kolegijalnu odluku.
Korak 2
Potrebno je izvijestiti sve one koji bi trebali biti prisutni na sastanku, njegov dnevni red: temu i popis pitanja koja trebaju raspravu, kao i vrijeme i mjesto sastanka. To se može učiniti telefonskim porukama ili putem pravnih obavijesti. U pravilu se određuje sastav sudionika na sastancima, ovlaštenih za rješavanje određenih pitanja. Stoga na sastanku mora postojati kvorum koji osigurava legitimnost odluka donesenih na njemu. Prije početka sastanka mora se popuniti popis sudionika. Ako postoji kvorum, tada se može započeti sastanak.
3. korak
Moderator sastanka trebao bi ga otvoriti uvodnim govorom, naznačujući temu i navodeći probleme koje treba riješiti, te zatvoriti sastanak, rezimirajući njegov ishod. Njegovo je pravo dati riječ sljedećem govorniku, postaviti pitanja na glasanje i objaviti donesene odluke. Također je dužan održavati red tijekom vođenja sastanka i izdavati naredbe po redoslijedu njegova vođenja.
4. korak
Neosporno pravo voditelja je i prekid snimanja onih koji žele govoriti, ograničavajući vrijeme njihovog govora i broj izjava o istom pitanju. Ako se povrijede red i pravila sastanka, moderator može prekinuti ili zatvoriti raspravu i zatvoriti ili obustaviti sastanak.
Korak 5
Tijekom sastanka, moderator mora osigurati dovršetak protokola koji se sastavlja tijekom i rezultatima ove upravljačke akcije. Protokol je namijenjen dokumentiranju i formaliziranju kolegijalne rasprave o pitanjima i donesenim odlukama.
