Planeri, sastanci i sastanci sastavni su dio tijeka rada. Njihov je glavni zadatak kolektivno analizirati bilo koju uslužnu situaciju. Sudionici na radnim sastancima mogu i trebaju aktivno govoriti, raspravljati o pojedinostima i predlagati rješenja problema. Da bi sastanak bio učinkovit, domaćin se mora pridržavati određenih pravila.
Potrebno
- - dnevni red;
- - pravila sastanka;
- - protokol sastanka.
Upute
Korak 1
Naučite ključne znakove učinkovitog sastanka. Malo ih je: 1. Sastanak ima određenu svrhu; 2. Organizator je obavio sve potrebne pripremne radove; 3. Sastanku prisustvuju samo zainteresirani zaposlenici koji su izravno povezani s raspravljenom problematikom; 4. Rasprava ne odstupa od glavne teme; 5. Kao rezultat sastanka utvrđeni su neposredni planovi i dane su konkretne upute zaposlenicima, a sva ta pitanja trebao bi osobno nadgledati menadžer, posebno ako organizacija još nije formirala mehanizam za održavanje učinkovitih sastanaka.
Korak 2
Formulirajte glavnu temu sastanka. Treba biti relevantan i razumljiv zaposlenicima. Vrlo je važno da radni sastanak ima određeni cilj: razviti plan događaja, odobriti odluku, iznijeti ideju itd. Na primjer, ne biste trebali govoriti o globalnoj ekonomskoj krizi ako je vaša oglasna agencija imala manje kupaca. U ovom slučaju, sastanak bi trebao biti posvećen širenju spektra usluga i promjeni sustava popusta.
3. korak
Pripremite detaljan dnevni red sastanka. U njemu navedite glavnu temu, pitanja o kojima se planira razgovarati, imena govornika, sastav pozvanih, datum, vrijeme i mjesto događaja. Svaka točka dnevnog reda trebala bi detaljno opisati glavnu temu sastanka, odražavati neki njezin aspekt. Pitanja se mogu grupirati bilo prema principu "od jednostavnog do složenog", bilo prema analitičkom redoslijedu - "trenutna situacija - njezino podrijetlo - moguća rješenja".
4. korak
Priložite raspored sastanka dnevnom redu. U njemu odredite vrijeme za uvodnike, informacije sugovornika, razjašnjenja pitanja i raspravu. Sastavite redove vožnje čak i za male servisne sastanke. Ovo će naučiti sebe i svoje zaposlenike da vrednujete radno vrijeme, poštujete rokove i jasno i precizno izražavate misli.
Korak 5
Unaprijed upoznajte zaposlenike s dnevnim redom. Pošaljite ga poslovnom e-poštom ili ga podijelite svima koje pozovete na sastanak. Zamolite sve da se pripreme za raspravu. Naglasite što očekujete od svakog sudionika prijedloga u okviru njihove nadležnosti.
Korak 6
Započnite sastanak vlastitim kratkim razgovorom. U roku od 3-5 minuta recite o razlogu koji vas je ponukao da organizirate ovaj sastanak i rezultatu koji želite postići. Zatim upoznajte sudionike s dnevnim redom i rasporedom rada.
Korak 7
Vodi raspravu. Održavajte prijateljsku, ali konstruktivnu raspravu. Potaknite svakog sudionika sastanka da izrazi svoje mišljenje, kontaktirajte "nijeme" osobnim pitanjima koja zahtijevaju detaljan odgovor. Taktno, ali odlučno pokušajte odvratiti razgovor od glavnog problema. Sažeti međuzbrojeve za svako pitanje.
Korak 8
Na kraju sastanka još jednom izgovorite odluke i upute dane zaposlenicima. Pobrinite se da svi sudionici razumiju svoje zadatke i zapamte svoje rokove. Zabilježite važne točke u protokol. Pošaljite njegovu kopiju stručnjacima odgovornim za izvršenje naloga, kao i zaposlenicima koji su uključeni u provedbu donesenih odluka.
