Sastanak je tradicionalni atribut svakog procesa upravljanja. Značaj, priroda, tehnička razina, trajanje ovog poslovnog sastanka mogu se razlikovati ovisno o specifičnim ciljevima i uvjetima sastanka. Istodobno, ovaj događaj ima dvije glavne karakteristike: na sastanku se raspravlja o jednom ili drugom problemu ili zadatku, a rezultat bi trebao biti određena odluka. Uspješan sastanak zahtijeva jasnu organizaciju.
Upute
Korak 1
Prije sazivanja sastanka i pozivanja određene skupine sudionika na njega, formulirajte svrhu sastanka. Pojasnite sami: s kojom bi odlukom trebalo završiti. Rezultat može biti odobravanje plana rada za određeno razdoblje, izrada nacrta stvarne narudžbe, izrada mrežnog rasporeda itd.
Korak 2
Ako se problem riješi na sastanku, svrha poslovnog sastanka zahtijevat će odgovor na pitanja: zašto, zašto i kako. Postoji nepromjenjivo pravilo: prije nego što se složite, morate se dogovoriti o onome o čemu će se raspravljati. Možda se autoritativni sudionici sastanka zateknu kako misle da deklarirani problem ne postoji. Posebni sastanci - za generiranje (razvijanje) ideja. Mogu poprimiti oblik takozvane "moždane oluje". Postavka za takav postupak treba nestandardnu, kreativnu.
3. korak
Važna faza u pripremi sastanka je formuliranje dnevnog reda. Sastanak može biti beskoristan i neproduktivan ako njegove informativne i problematične komponente ne funkcioniraju. Stoga jasno razmislite o postavljanju teme razgovora. Usporedite: "Pitanje povećanja prodaje proizvoda A u maloprodajnoj mreži" i "Dogovaranje o radnjama za povećanje prodaje proizvoda A u maloprodajnoj mreži." U prvom slučaju, rasprava se može pretvoriti u banalna izvješća, u drugom - u rješenje bolnih problema.
4. korak
Mjesto sastanka je također važno. Postoji ispravno psihološko opažanje: ako se rasprava održava u uredu vođe, njegovo mišljenje o rješavanju određenog problema očito može biti dominantno i poželjnije. Bilo koja druga soba (sala za konferencije, prostrana soba) može biti najbolja opcija. Zapamtite: zona udobne komunikacije udaljena je oko metar. Kad god je to moguće, imajte to na umu prilikom postavljanja stolica. Okrugli ili ovalni stolovi dobri su za sastanke. Povlačenje je možda još prikladnije u određenim situacijama, ali to je vrlo skupa opcija.
Korak 5
Zamišljeno planirajte vrijeme sastanka. Neracionalno je imenovati je prije pauze za ručak ili na kraju radnog dana, a poželjno je jutarnje vrijeme. Ako planirate dugi sastanak, napravite pauze ili pauze za kavu (5-10 minuta svaki sat). Ako trebate održati informativni sastanak, opcija je moguća bez klasičnog sastanka, tj. bez stolica.
Korak 6
Disciplinira zaposlenike u organizaciji i postaje dio korporativne kulture jasan raspored sastanaka: preporuča se održavanje redovnih dana u tjednu i u određeno vrijeme (na primjer, u petak ujutro).
Korak 7
Ozbiljni sastanci često zahtijevaju jasnoću: demonstracija tablica, dijagrama, prikazivanje video materijala. Poželjno je imati bijelu ploču, flip čart, zaslon za ove potrebe.
