Zbrinjavanje dokumenata vrlo je složen i dugotrajan postupak. U pravilu se u arhivima organizacija nakuplja puno dokumenata koji se nakon isteka roka zastare moraju zbrinuti, odnosno uništiti. Vrlo je važno ispravno popuniti svu dokumentaciju koja se odnosi na uništavanje arhive. Jedan od glavnih dokumenata je akt.
Upute
Korak 1
Prvo, treba napomenuti da prije uništavanja dokumenata morate ih izvršiti na popisu, odnosno dvaput provjeriti sve datume, dostupnost i tajnost. Postoje dokumenti koje treba ne samo baciti, već ih spaliti (ili uništiti u drobilici), kako ne bi otkrili poslovne tajne.
Korak 2
Obavezno napravite popis dokumentacije koja se odlaže. Također, naredbom odredite osobe koje će biti uključene u stručno povjerenstvo. Među njima izdvojite predsjednika odgovornog za prijenos dokumenata u računovodstvo.
3. korak
Sam akt o raspolaganju dokumentima kojima je istekao rok zastarelosti nema jedinstveni oblik. Stoga ga možete sastaviti u bilo kojem obliku.
4. korak
Prvo navedite detalje o organizaciji, oni se mogu nalaziti i u gornjem desnom kutu i u lijevom. Ovdje navedite naziv organizacije prema sastavnim dokumentima, strukturnoj jedinici, bankovnim podacima, adresi i kontaktima.
Korak 5
Nešto dolje s desne strane napišite "Odobravam", dolje naznačite upravitelja i ostavite polje pod njegovim potpisom i datumom sastavljanja.
Korak 6
Ispod, u središtu, napišite "Zakon o dodjeli i uništavanju dokumenata kojima je istekao rok trajanja". Nakon toga, u donjem retku, naznačite osnovu, odnosno red (poredak) glave. Zatim navedite osobe stručnog povjerenstva, navodeći njihova imena i položaje.
Korak 7
Zatim napišite otprilike ovako: "Stručno povjerenstvo, vođeno (popisom, popisom), dodijelilo je dokumente za uništavanje koji su izgubili zastaru." Zatim navedite podatke u obliku tablice koja treba sadržavati stupce kao što su serijski broj, datum dokumenta, naslov, objašnjenje, broj dokumenata, broj dokumenta u popisu (popisu).
Korak 8
Nakon tablice sažeti, odnosno navesti broj dokumenata koji se trebaju reciklirati. Nadalje, akt moraju potpisati svi članovi komisije. I predsjedavajući mora potpisati da će se dokumenti u cijelosti prenijeti na recikliranje. Na kraju stavite datum sastavljanja i sve zapečatite plavim pečatom pečata organizacije.
