Prilikom pripreme zajedničkog projekta između različitih organizacija ili odjela jednog poduzeća, često je potrebno razgovarati o pojedinačnim detaljima i uvjetima provedbe. U ovom se slučaju pokreće mehanizam koordinacije koji omogućava, uzimajući u obzir interese stranaka, izradu zajedničkog stava o cjelokupnom popisu pitanja. Dizajn takvog pisma podliježe općim zakonima uredskog rada, ali ima neke osobitosti.
Upute
Korak 1
Pripremite popis pitanja oko kojih se treba dogovoriti. U pravilu je pismo koje sadrži takve uvjete neovisni dokument koji prethodi sklapanju glavnog ugovora. U nekim se slučajevima može koristiti kao interni dokument potreban za razvijanje općeg rješenja i zahtijeva potvrdu o prihvatljivosti od različitih službi (sigurnosne, pravne, financijske, dizajnerske itd.). U drugim slučajevima spreman je raspravljati o kontroverznim pitanjima s partnerskim organizacijama u radu na zajedničkom projektu.
Korak 2
Da biste sastavili žalbeno pismo drugoj ugovornoj strani, trebat će vam njezini detalji i uvjeti koji su predmet dogovora. Započnite pismo navođenjem adresata u gornjem desnom kutu (ime partnerske organizacije, naslov, prezime i inicijali odgovorne osobe). Ovdje ukratko obavijestite temu pisma "o odobrenju …". U tom slučaju ne trebate pisati ime dokumenta. Prva fraza pisma bit će apel imenom i imenom i nadimkom osobe odgovorne za razvoj dijela projekta koji vodi njihova organizacija. Naravno, ne zaboravljajući dodati riječ "Draga". Dalje, zamolite da razmotrite predložene uvjete, dajući njihov popis i donesite odluku o odobrenju.
3. korak
U završnom dijelu pisma navedite rok u kojem je potrebno izvršiti sporazum i izvršiti potrebne izmjene ili prihvatiti prijedlog u cijelosti. Slijedi datum pisma, potpis odgovorne osobe i njezin prijepis u zagradama.
4. korak
Imajte na umu da odobrenje može biti glavni dokument koji osigurava uvjete preliminarnog sporazuma ili popratni dokument. Pismo kojem će se priložiti protokol o odobrenju ili drugi dokument u obliku popisa ili popisa morat će sadržavati stavku "Dodatak". U njemu navedite priložene dokumente (koji su ih prethodno numerirali) koje su stranke predložile na dogovor.
